Бизнес как система процессов
Любой бизнес состоит из множества бизнес-процессов (БП) — как кратких, так и масштабных.
- Проведение холодных звонков.
- Работа с CRM-системой.
- Процедура найма новых сотрудников.
- И множество других операций.
Каждая из этих операций представляет собой бизнес-процесс, и в среднем компании приходится управлять десятками таких процессов.
Проблема: ограничения человеческой памяти
Многие предприниматели пытаются удерживать эти процессы в голове, записывать на бумаге или использовать специализированные сервисы. Однако важно понимать когнитивные ограничения: человеческий мозг способен одновременно эффективно оперировать лишь 2–7 блоками информации. У кого-то этот предел составляет 5 элементов, у кого-то — 9, но не более.
Это означает, что если процесс содержит менее 5–9 шагов, его ещё можно запомнить. Если же шагов больше, часть из них неизбежно будет упущена или забыта. Когда в компании накапливаются десятки бизнес-процессов, удержать их все в памяти становится физически невозможно. В результате проекты выполняются несистемно, качество страдает, а владелец бизнеса оказывается привязан к операционке, не имея возможности отойти от дел.
Решение: трёхэтапная методика описания процессов
Как же эффективно описать бизнес-процессы? Предлагаем проверенный трёхэтапный подход. Начните с одной конкретной ситуации, например, с обработки заявки с сайта.
- 1) Сначала опишите пользовательскую историю (user story).
Своими словами, в свободной форме, расскажите, что и в каком порядке должно происходить при обработке заявки. Опишите все нюансы, исключения и возможные сценарии. На этом этапе не нужно ничего рисовать — достаточно устного или письменного рассказа.
Обратите внимание: Как разработать и использовать бизнес-план.
Для удобства рассказ можно записать на диктофон.- 2) Преобразуйте рассказ в блок-схему.
Перенесите структурированное описание в визуальную форму. Для простых процессов подойдёт бумага, для сложных — специализированные сервисы, такие как Miro, Microsoft Visio, Google Drawings или Lucidchart. Проверьте, все ли детали и условия из вашего рассказа нашли отражение в схеме. Убедитесь, что алгоритм обработки заявки стал понятным и полным.
- 3) Протестируйте схему на практике.
Попробуйте обработать реальную или тестовую заявку, строго следуя описанному процессу. Фиксируйте все возникающие сбои, ошибки и неточности. После теста доработайте описание (через уточнение рассказа и корректировку блок-схемы). Процесс можно считать готовым, когда он стабильно приводит к желаемому результату. Именно такой протестированный процесс можно смело делегировать сотруднику.
От теории к практике
Эта трёхэтапная методика используется для описания процессов в крупнейших компаниях, и она действительно работает. Начните с проработки ключевых, наиболее важных процессов, а затем постепенно опишите все остальные.
- Для тех, кто хочет углубиться в тему, рекомендуем изучить стандарты визуального моделирования UML и BPMN.
В конечном итоге, систематически описав все бизнес-процессы, вы получите возможность эффективно их делегировать и, наконец, выйти из операционной рутины, сосредоточившись на стратегическом развитии бизнеса.
Попробуйте этот подход — он действительно помогает навести порядок в бизнесе!
Больше интересных статей здесь: Бизнес.
Источник статьи: Для чего описывать свои бизнес-процессы и навести порядок.
