Эпоха пандемии стала переломным моментом для рынка труда, внеся коррективы в работу HR-служб, отделов охраны труда и IT-подразделений. Одним из ключевых нововведений стало право работодателя переводить сотрудников на дистанционный формат работы без их согласия и без внесения изменений в трудовой договор, но только при определенных условиях.
Основания для временного перевода на удаленку
Законодательство разрешает такой перевод в двух основных случаях:
- При наличии соответствующего решения государственных или местных властей. Яркий пример — указ мэра Москвы, обязывавший сотрудников старше 65 лет перейти на работу из дома.
- При возникновении исключительных обстоятельств, угрожающих безопасности и здоровью людей. К ним относятся эпидемии, производственные аварии, пожары и другие чрезвычайные ситуации.
Ключевые особенности временной удаленной работы
Перевод на дистанционку имеет ряд важных юридических нюансов, которые необходимо знать каждому работодателю:
- Такой перевод носит временный характер и может длиться до шести месяцев. Допускается также гибридный формат, сочетающий работу из офиса и из дома.
- При оформлении документов в электронном виде руководитель обязан использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (КЭП). Сотруднику же достаточно простой электронной подписи. Способ дальнейшего взаимодействия стороны могут определить самостоятельно, закрепив его в соглашении.
- Внесение записей в трудовую книжку дистанционного работника производится только по его письменному заявлению. Упоминание о трудовой книжке в договоре не является обязательным.
- Рабочее общение должно происходить строго в установленные рабочие часы. Любая работа в личное время должна быть оформлена и оплачена как сверхурочная.
- Трудовой кодекс строго ограничивает основания для увольнения дистанционных сотрудников. Работодатель может расторгнуть договор, только если сотрудник не выходит на связь более двух рабочих дней подряд или переехал в другую местность, что делает невозможным выполнение им обязанностей на прежних условиях. Добавлять свои причины в договор запрещено.
- Если перевод на удаленку невозможен или работодатель не может обеспечить сотрудника необходимым оборудованием, возникает простой. За время простоя работнику выплачивается не менее 2/3 от его среднего заработка (ст. 157 ТК РФ).
Пошаговый алгоритм действий для работодателя
Чтобы перевод был законным и минимизировал риски, необходимо выполнить несколько обязательных шагов.
- Издать и довести до сведения приказ. Все сотрудники должны быть ознакомлены с приказом о временном переводе под подпись. Если работник уже дома, документ отправляется на электронную почту с просьбой распечатать, подписать и отправить фотографию подписанного экземпляра. Позже, при личной встрече, подписи нужно будет поставить на бумажном оригинале.
Наиболее безопасный вариант — использование квалифицированной электронной подписи (КЭП), если сотрудник уже имеет ее, полученную в аккредитованном удостоверяющем центре.
Обратите внимание: ТОП 7 КНИГ ДЛЯ ВАС, И ВАШИХ СОТРУДНИКОВ..
Если КЭП нет, а в компании не утвержден порядок ее выпуска, лучше обмениваться бумажными документами.- Заключить дополнительное соглашение к трудовому договору. Это критически важный документ. В нем необходимо прописать сроки перевода, график работы, способы коммуникации и отчетности, порядок передачи рабочего оборудования и программного обеспечения. Отсутствие такого соглашения грозит компании штрафами за нарушение трудового законодательства.
- Получить заявление от сотрудника. Несмотря на возможность перевода без согласия, рекомендуется взять с работника заявление о согласии на временный переход на удаленный формат. Это добавит юридической чистоты процедуре.
Игнорирование этих правил может привести к серьезной ответственности по закону «Об обеспечении санитарно-эпидемиологического благополучия населения». Штрафы достигают 500 000 рублей для организаций и 150 000 рублей для индивидуальных предпринимателей.
Новые вызовы для HR-служб и бизнеса
Пандемия значительно расширила круг обязанностей кадровых специалистов. Помимо основного функционала, на них легли задачи по контролю заболеваемости, организации перемещений сотрудников, ежедневной отчетности перед контролирующими органами (ЦЗН, администрациями городов). Особую сложность создавало отсутствие готовых регламентов и образцов документов, что повышало риски ошибок и штрафов.
В 2021 году добавилась обязанность по организации вакцинации персонала и отчетности по ней. Работодателям пришлось балансировать между выполнением требований государства и сохранением лояльности коллектива.
Параллельно с этим продолжалась цифровизация взаимодействия с Пенсионным фондом и Фондом социального страхования, что привело к появлению новых форм отчетности и увеличению нагрузки на HR-отделы. Многие специалисты столкнулись с нехваткой компетенций для оперативного отслеживания всех законодательных изменений и актуализации внутренних документов.
Вопросы охраны труда также потребовали дополнительных ресурсов: закупка СИЗ (масок, перчаток), дезинфицирующих средств, организация специального транспорта — все это легло на бюджет компании сверх запланированного.
Кроме того, многие руководители столкнулись со скептицизмом относительно эффективности удаленных сотрудников и сложностями в управлении дистанционными командами.
Будущее рынка труда и подготовка к нему
Тренд на дистанционную работу и гибкие формы занятости будет только усиливаться. Ожидается, что рынок фриланса в России будет ежегодно расти на 20%, а доля внешних специалистов в штате компаний может достигать 30%.
Это ставит перед HR, IT и службами безопасности новые комплексные задачи:
- HR-службам предстоит развивать у менеджеров навыки управления распределенными командами и фрилансерами.
- IT-подразделениям необходимо обеспечить безопасный удаленный доступ к корпоративным ресурсам, внедрять системы защиты от утечек данных (DLP) и обеспечивать бесперебойную работу инфраструктуры.
Экспертные консультации и готовые решения позволяют бизнесу сосредоточиться на стратегических задачах, минимизируя юридические и операционные риски.
Готовые решения для работодателей
Для помощи компаниям в адаптации к новым реалиям, компания «Бридж Групп» разработала комплекты документов, охватывающие ключевые аспекты:
- Пакет документов для организации работы в условиях пандемии.
- Пакет документов по вакцинации сотрудников, включая все необходимые формы отчетности и регламенты для работы с вакцинированным и невакцинированным персоналом.
Клиенты компании регулярно получают актуальную информацию о изменениях в законодательстве и практические рекомендации по решению нестандартных задач, с которыми бизнес не сталкивался в «допандемийную» эпоху.
#бридж групп #бизнес и финансы #удаленка #удаленная работа #управление бизнесом #управление персоналом
Больше интересных статей здесь: Бизнес.
Источник статьи: Переводим сотрудников на удаленку правильно: как оформить документы.
