В сфере бизнес-консалтинга часто предлагают оптимизировать работу компании через формализацию бизнес-процессов. Суть предложения — создать стандартные алгоритмы действий для достижения конкретных результатов, например, обработки клиентской заявки. Однако, задавая экспертам глубокие вопросы о реальном понимании процессов на предприятии, автор столкнулся с отсутствием внятных ответов и удалением критических комментариев. Это навело на мысль: процессный подход, хотя и полезен, не является панацеей для повышения эффективности и может даже усугубить проблемы.
Ограничения процессного подхода
Бизнес-процесс — это по сути технологическая карта, инструмент для организации и контроля операций. Он описывает, что, кем, какими средствами и в какой последовательности должно быть сделано. Проблема возникает, когда единая функция, например, «Документооборот по отгрузке», разрывается между несколькими этапами процесса и разными исполнителями.
Разрыв функции ведет к так называемому «пограничному эффекту»: ответственность размыта, качество падает, растут ошибки и затраты. Для «латания» таких разрывов часто вводят дополнительного управленца-«решальщика», который заинтересован в существовании проблем. Яркий пример — сборка колеса автомобиля, где задача, которую мог бы выполнить один специалист, искусственно дробится между несколькими, что требует введения диспетчера и ведет к росту издержек. Подобные базовые ошибки в построении процессов предопределили финансовые трудности и даже крах нескольких крупных компаний.
Преимущество функционального подхода
Ключевое отличие функции от бизнес-процесса в том, что функция должна быть открыта и закрыта одним исполнителем на своем уровне управления. Это исключает дорогостоящие «стыки» и передачу незавершенной работы.
Рассмотрим на примере функции «Документооборот РЕАЛИЗАЦИЯ». Если в процессной модели документы проходят длинную цепочку, то в функциональной — один оператор полностью формирует пакет документов по готовым маршрутам, контролирует их возврат и передает данные в бухгалтерию. Функция закрывается оператором, а бухгалтерия сразу начинает свою, следующую функцию. Это предотвращает эффект «снежного кома» в конце отчетного периода и позволяет одному сотруднику обрабатывать сотни документов в день, в то время как процессный подход потребует как минимум двух.
Обратите внимание: Как разработать и использовать бизнес-план.
Как правильно построить функцию
Для эффективной работы функции необходимо соблюдать три принципа:
- Привязка к уровню управления: Исполнитель должен иметь достаточно полномочий и времени для ее выполнения.
- Целостность: Функция должна иметь четкое начало и конец.
- Единый исполнитель: Один человек открывает, ведет и закрывает функцию. Это дает максимальный экономический эффект на уровне исполнителей.
Практические сложности и результат
Внедрение функционального подхода — сложная задача, требующая глубоких знаний, а не интуиции. Автору потребовалось три года, чтобы убедить собственников одного предприятия. Успех был достигнут за счет комплекса мер: психологического тестирования сотрудников, внедрения мотивации по принципу Хоторнского эффекта, контроля по отклонениям, грамотной настройки ПО и четкого делегирования полномочий. В итоге, с функцией документооборота справлялся один оператор, в то время как у конкурента с аналогичным объемом работы было задействовано 13 человек (11 операторов и 2 бухгалтера) с постоянными проблемами с документами.
Схемы демонстрируют организационную структуру, построенную вокруг функций, для оптового предприятия с 50 менеджерами по продажам.
Итоговый вывод
Оптимизация через бизнес-процессы может помочь сократить некоторые затраты, но для глубокой оптимизации и устранения скрытых издержек необходим функциональный подход, который фокусируется на целостности задач и ответственности конкретного исполнителя.
Больше интересных статей здесь: Бизнес.
Источник статьи: Бизнес-процесс и функция.
