История Романа и Ольги — владельцев успешной сети маникюрных студий в Хабаровске с филиалом в Ванкувере и амбициозными планами по выходу на московский рынок — наглядно показывает, как даже проверенные годами бизнес-процессы могут стать источником огромных финансовых потерь при масштабировании.
Истоки проблемы: от бумажных записок к CRM
Начиналось всё просто и эффективно. В первом салоне Ольга совмещала роли директора и единственного мастера. Когда заканчивались материалы, она оставляла записку мужу Роману. С ростом команды и внедрением CRM-системы процесс автоматизировали: мастер создаёт заявку, и нужный товар доставляют. Эта схема, казалось бы, идеально работала семь лет.
Масштабирование и скрытый сбой
Переломный момент наступил в 2017 году с периодом активного роста. Появился флагманский салон и нейл-бар, а штат одномоментно вырос втрое — до 40 человек. Роман, поглощённый операционными задачами, перестал уделять внимание контролю старых, «отлаженных» процессов. Именно здесь и была заложена мина замедленного действия.
Новые сотрудники, стремясь обезопасить себя от возможных перебоев, начали заказывать материалы с большим запасом. Например, вместо пяти необходимых «песочных колпачков» (специальных насадок для маникюра) в заявке фигурировало десять. Со временем такие «страховочные» запасы стали нормой.
Осознание потерь: 600 тысяч в месяц на складе
Лишь спустя почти год Роман, просматривая финансовые отчёты, обратил внимание, что ежемесячные расходы на закупки выросли до 500–600 тысяч рублей.
Обратите внимание: Подборка интересных бизнес идей. Часть первая.
Первой реакцией было оправдание: больше сотрудников — больше клиентов — больше расход. Однако внутреннее чутьё подсказало провести ревизию.Результат шокировал: все салоны и центральный склад были буквально завалены неиспользуемыми расходниками. Чтобы доказать гипотезу, Роман поставил радикальный эксперимент — на месяц полностью остановил выполнение заявок на снабжение. К его удивлению, работа салонов не остановилась — материалов на складах хватало с избытком. Так «запасливость» мастеров обернулась заморозкой примерно 3,5 миллионов рублей в излишних запасах за год.
Реформа процесса: от интуиции к точному расчёту
После этого инцидента процесс снабжения был полностью перестроен. Теперь поставки материалов для каждого мастера рассчитываются не по его запросу, а на основе объективных данных: максимальной загрузки рабочего места плюс 10% резерв на форс-мажор (например, если что-то разбилось). Это позволило поддерживать стабильный уровень поставок, не вкладывая лишние деньги в складские запасы.
Новая система принесла впечатляющие результаты: ежемесячная экономия достигла 400 000 рублей, а доля затрат на закупки в обороте снизилась с 18% до 7–10%. При этом качество обслуживания клиентов и количество используемых материалов не пострадали.
Главный урок для собственника
Эта история — яркий пример того, что процессы, эффективные для малого бизнеса, могут стать губительными при росте. Владельцу критически важно «подниматься над операционкой», чтобы видеть картину в целом и вовремя перестраивать устаревшие схемы работы.
Как отмечает сам Роман: «Должны быть прописанные технологии работы и управляющий, который чётко по ним работает, понимает процессы и следит за ними. Собственник не должен всем этим заниматься напрямую, иначе у него просто не останется времени сесть, вдуматься и заметить стратегическую ошибку».
© Кошенков Кирилл
Больше интересных статей здесь: Бизнес.
Источник статьи: Как отлаженный бизнес процесс вылился в слив 600 000 рублей ежемесячно в течение 12 месяцев?.
