Написание электронных писем — навык, который многие считают элементарным, но именно в этой простоте и кроются главные профессиональные риски. Небрежно составленное письмо может испортить первое впечатление, загубить сделку или оставить ваше резюме без ответа. Эксперт по нетворкингу Максим Чернов объясняет, как избежать распространенных ошибок и писать так, чтобы ваши сообщения не отправлялись в корзину, а всегда получали отклик.
Почему ваше письмо — это продукт
В современном деловом общении умение писать эффективные письма — критически важный навык, которому, однако, редко учат целенаправленно. Хорошо составленное электронное письмо, гарантирующее ответ, — это уже половина успеха в достижении цели. От этого зависит, получите ли вы работу, привлечете ли инвестора или найдете нужного советчика.
Каждое ваше письмо, даже если вы ничего не продаете, — это продукт, который конкурирует за внимание получателя. В потоке из десятков или сотен ежедневных сообщений люди невольно сортируют входящие: на те, что заслуживают ответа, и те, что мгновенно удаляются. В какую категорию попадет ваше послание, зависит от ряда тонких, но важных сигналов, формирующих первое впечатление.
Главная проблема в том, что взгляд отправителя и получателя на одно и то же письмо кардинально различается. Вот как видят ситуацию обе стороны:
Взгляд из почтового ящика получателя
- Ежедневный шквал писем.
- Частые комплименты или откровенная лесть (если адресат — известная персона).
- Множество однотипных вопросов.
- Постоянная нехватка времени.
- Готовность помочь, но только если это не потребует значительных усилий.
Позиция отправителя (часто ошибочная)
- Уверенность в уникальности и оригинальности своего запроса.
- Убежденность, что его ситуация беспрецедентна.
- Желание изложить историю максимально подробно, со всеми деталями.
- Потраченные часы на написание «идеального» текста.
- Непонимание возможных причин для отказа.
Эти критерии отбора — не чья-то прихоть, а реальность, с которой сталкиваются редакторы, рекрутеры и руководители. Данное руководство особенно актуально для писем-запросов, где вы просите у человека время, информацию или действие. Для дружеской переписки или информационных рассылок правила могут быть мягче.
Чек-лист: 12 правил идеального email
1. Убедитесь в необходимости письма
Прежде чем писать, спросите себя: действительно ли ваш запрос стоит времени адресата? Не заставляйте человека решать проблему, ответ на которую легко находится через поисковик. Уважайте его время так же, как и свое.
2. Всегда начинайте с приветствия
Пропуск приветствия — дурной тон. Используйте «Добрый день, [Имя]» или «Здравствуйте, [Имя]». Избегайте фамильярного «Привет», если у вас нет близких отношений. Помните, что даже письмо из формы обратной связи должно выглядеть вежливо.
3. Обращайтесь по имени
Постарайтесь узнать имя адресата. Обращение «Иван Петрович» создает персональную связь и отличает ваше письмо от спама. Если пишете нескольким людям, перечислите их: «Здравствуйте, Анна и Дмитрий!».
4. Тщательно проверяйте написание имени
Ошибка в имени — верный способ разорвать контакт еще до прочтения письма. Это сигнализирует о невнимательности и неуважении. Фраза «Я ваш большой поклонник» с опечаткой в имени выглядит лицемерно.
5.
Обратите внимание: Как обустроить рабочий стол для успешной карьеры по фэн-шуй.
Установите эмоциональную связьИскренний, но краткий комплимент или указание на общую точку соприкосновения располагает к диалогу. Будьте правдивы. Примеры работающих фраз:
«Читаю ваш блог два года, и благодаря статье о переговорах смог заключить важный контракт».
«Как уроженец Самары, я был рад увидеть в вашем отчете анализ нашего региона».
«Ваше исследование вдохновило меня сменить карьерный путь».
Избегайте шаблонных фраз вроде «Ваш блог очень интересен». Будьте конкретны.
6. Будьте краткими и переходите к сути
Время адресата бесценно. Многостраничное повествование вашей биографии неуместно. Четко сформулируйте суть запроса в нескольких предложениях. Краткость увеличивает шансы на прочтение и ответ.
7. Сохраняйте ясность
Плохой пример: «Здравствуйте! У нас крутой проект. Давайте сотрудничать?». Получатель в недоумении. Ваша задача — четко изложить предложение, задать конкретные вопросы и максимально упростить адресату процесс ответа. Чем яснее вопрос, тем выше вероятность получить четкий ответ.
8. Не играйте в загадки
Фразы вроде «У меня есть гениальная идея для вас. Заинтересованы?» почти гарантированно отправляются в корзину. Если у вас есть предложение, изложите его суть сразу. Не заставляйте адресата гадать и тратить время на уточнения.
9. Не прячьте ссылки
Если в письме есть отсылка к сайту или проекту, давайте прямую активную ссылку. Не заставляйте получателя вручную искать информацию в интернете. Упрощайте ему задачу на каждом шаге.
10. НЕ ПИШИТЕ ЗАГЛАВНЫМИ
Текст капслоком (CAPS LOCK) в интернет-этике приравнивается к крику и вызывает раздражение. Такие письма часто игнорируются, не будучи дочитанными.
11. письмо без заглавных букв — тоже плохо
Сообщение, написанное строчными буквами без знаков препинания, воспринимается как лень и неуважение, лишая автора серьезности в глазах читателя.
12. Вычитывайте текст перед отправкой
Орфографические и грамматические ошибки, особенно в ключевых терминах, создают впечатление некомпетентности и небрежности. Первое впечатление от письма исправить сложно, поэтому несколько минут проверки могут спасти вашу репутацию.
Следуя этим правилам в переписке с начальством, партнерами или клиентами, вы многократно увеличите шансы не только на ответ, но и на успешное продолжение диалога.
Максим ЧерновФото: Гетти Изображения
Больше интересных статей здесь: Успех.
Источник статьи: Рассказываем, какие ошибки вы можете совершать в столь, казалось бы, легком деле (и чем они могут обернуться для вашей карьеры)..
