У нас в Битрикс24 — команда продкшна и контента почти на два десятка человек. Мы делаем все инхаус: фирстили, лендинги, баннеры, игровые и motion-ролики, сценарии, чат-боты, рассылки, презентации, лидмагниты и тд. Задач уйма, рук чуть меньше, но это не влияет на качество и скорость закрытия задач.
В этой статье я, Дмитрий Филаткин, руководитель отдела маркетинговых коммуникаций и ключевых проектов Битрикс24, расскажу, как управлять контент-командой, где у людей разные компетенции, зоны ответственности и представления о «прекрасном».
За последние полгода через нашу команду прошло больше 1500 задач. Почти всегда это разные проекты в параллель с жёсткими сроками. Одновременно мы можем работать и над продуктовыми релизами, и над рекламными кампаниями, и над вебинарами, и над огромными конференциями — все с разными стейкхолдерами и требованиями.
Когда компания ориентирована на максимальные охваты, ей важно быть на виду — работать с разными каналами, с разными сегментами аудитории, постоянно тестировать новые подходы и креативы. Поэтому для нашей команды делать мало и долго — не вариант.
Неминуемо со временем задач становится больше, и первый соблазн — просто расширить команду. На старте мы так и делали: нанимали новых дизайнеров, контентщиков, подтягивали аутсорс. Но вместо того чтобы почувствовать, что стало легче, мы просто обнаружили, что задач стало ещё больше. Команда выросла, а вместе с ней вырос и объём работы.
Вот тут и проверяется, насколько система управления устойчива. Если у вас нет выстроенных процессов, нагрузка начинает в прямом смысле ломать команду.
Как устроен наш контент-завод
Команду неформально делим на три «цеха» — не ради красивого слова, а потому, что у каждого свой поток задач и свой технологический регламент.
Контент-цех
В этом направлении работают шесть человек, и у каждого — своя зона ответственности.
Часть ребят специализируется на текстах, лендингах, статьях и лидмагнитах — они формируют «лицо» продукта во внешней коммуникации. Другие отвечают за email- и SMS-рассылки, нотификации и внутрипродуктовые уведомления — то есть за всё, что касается системной коммуникации с клиентами. Еще одна группа работает над чат-ботами, прогревочными контент-цепочками и их аналитикой: они проектируют путь пользователя, встраивают контент в CRM и внимательно следят за конверсиями.
При этом каждый в команде понимает не только свою зону, но и смежные процессы: если кто-то уходит в отпуск или выбывает на пару дней, задачи не подвисают.
Дизайн-цех
У нас четыре внутренних дизайнера и четыре постоянных внешних специалиста. И все — универсалы: могут собрать презентацию, отрисовать баннер, сверстать лендинг или адаптировать иллюстрации под соцсети.
Кроме этого, команда полностью отвечает за визуальные коммуникации Битрикс24. Дизайнеры следят за тем, чтобы всё, что уходит наружу, соответствовало стилю, тону и логике бренда: шрифты, цвета, верстка, визуальные паттерны.
Видео-цех
Это три человека: два моушн-дизайнера, один из которых также пишет сценарии, и режиссер трансляций, он же оператор. Команда закрывает весь видеопоток: от моушн-графики до прямых эфиров.
У нас есть 2 собственные студии для проведения трасляций, поэтому ответственность — не только за картинку, но и за стабильность трансляций, звук, логистику съемок, а в случае курсов — за продакшн полного цикла.
Как всё это работает в связке
Если проект крупный, мы сначала формируем проектную команду с тимлидом. Он отвечает за коммуникацию, сроки и финальную сборку. На старте обсуждаем проект: цели, ключевые этапы, дедлайны, состав участников.
Дальше переходим к постановке задач по шаблону. Такой порядок позволяет ещё на входе выровнять ожидания и роли, а потом вести каждую задачу в понятной и согласованной структуре.
Если проект небольшой, всё проще: заказчики из других отделов работают с исполнителями напрямую — но тоже через задачи в Битрикс24, чтобы ничего не потерялось.
При пиковых нагрузках мы без шума подключаем внешних дизайнеров: у них тот же доступ к задачам, те же дедлайны и те же регламенты. В системе сразу видно, кто и как занят, поэтому никто не перегревается, а узких горлышек не возникает.
Такое разделение дает три ощутимых плюса. Во-первых, специалисты остаются в фокусе: e-mail-маркетолог не разрывается между письмами и блогом, а дизайнер не мечется между баннером и UX-прототипом. Во-вторых, команда легко компонуется под задачу, и, наконец, все видят, кто чем занят и когда сдает задачу — прозрачность снимает лишний стресс.
Результат? За семь лет у нас ушли всего три человека. Когда роли ясны, процессы отлажены, а результат максимально прозрачен, даже высокая скорость не мешает делать свою работу качественно.
Сначала постановка задачи по шаблону — потом всё остальное
Внутри отдела действует негласное правило: «любой осмысленный шаг = задача в Битрикс24». Мелкие правки ещё проходят мимо, но если нужно собрать презентацию или сверстать баннеры — без карточки работа даже не начинается.
Обратите внимание: Приказное производство – это достаточно неприятный процесс для должника.
Наш внутренний девиз: «если задачи нет в Битрикс24, её можно не делать».Почему мы так уперлись в шаблоны? Это не бюрократия, а способ уберечь всех от лишних созвонов и бесконечных правок. Шаблон задает четкую структуру: инициатору приходится заранее сформулировать вводные, подобрать или прикрепить референсы, отметить, что важно и чего «точно не делать». Например, если маркетологу нужны баннеры, он сразу указывает форматы и ресайзы, тексты, желаемый стиль и цвета. В итоге исполнителю понятен ожидаемый результат, а половина уточняющих переписок отпадает сама собой.
Коллабы: наш ответ бесконечным чатам в Telegram
Когда проект крупнее обычного баннера — релиз, конференция, марафон писем — мы заводим коллабу. Это отдельное пространство в Битрикс24 для работы над проектами, куда сразу подтягиваются участники, открывается чат, ставятся задачи и включается канбан-доска со стадиями «бэклог → драфт → проверка → финал». Внутри коллабы всё лежит рядом: обсуждения, файлы, версии, ссылки, чек-листы.
Мы используем их как для организации работы внутри команды, так и с подключением внешнего аутсорса и подрядчиков — дизайнеров, видео, агентств. Они видят те же задачи, комментарии, сроки и материалы, что и внутренняя команда.
Коллабы решили нашу старую боль «чат-зоопарка»: теперь у каждого стратегического проекта одна точка правды. Также, если нужно созвониться и обсудить проект, там же ставим видеозвонок.
Доски: «раскатываем» цепочки, чтобы сразу увидеть узкие места
Рассылочные цепочки и сценарии чат-ботов мы сначала раскладываем в Доски : вся последовательность писем или сообщений видна как на ладони, там же лежат шаблоны и картинки. Так сразу понятно, что за чем идёт и где нужно поправить контент или логику.
Крутость в том, что все нужные действия совершаются в рамках одного интерфейса — участники добавляются в пару кликов, и это сразу сотрудники с нужными правами доступа. Также и обсуждения цепочек идут в чате Битрикса, а если нужно созвониться — можно сразу запустить встречу.
Календарь: бронирование слотов вместо «есть в списке задач на сегодня»
Списки «сделаю сегодня» редко выдерживают реальность, поэтому мы придерживаемся календарного планирования. Бронируем слот, например, два часа на презентацию или три на верстку лендинга. Это время защищено: случайная встреча туда не падает, а коллеги сразу видят, когда материал будет готов. Заодно через календарь бронируем переговорки в офисе (и имеем полное право выгнать оттуда коллегу без резервации) и одним кликом отправляем нужным людям приглашения на встречи.
Ещё один плюс: мы часто работаем с фрилансерами и подрядчиками. Проще всего с ними договориться, когда можно просто отправить свободные слоты, а человек сам выберет удобное для звонка. Без лишних переписок и «давай попробуем в среду в 14:30, если что — перенесём».
Кстати, созваниваемся мы тоже через Битрикс. Это снимает с организатора задачу создать ссылку на встречу и отправить ее всем участникам.
Copilot — правая рука контентщика
Встроенный Copilot мы используем точечно. Он помогает:
- вычитать текст на грамматику и пунктуацию;
- набросать черновой план или чек-лист;
- подсветить стилистические шероховатости, если нужно «причесать» статью перед релизом илинаписать черновой сценарий видеоролика или чат-бота.
- сверстать простой HTML-блок.
- подготовить структуру презентации.
Иногда ребята просят Copilot сгенерировать драфт статьи, чтобы «раскачать» мысль. Да, и в целом, мы активно используем разный ИИ в работе (если интересно, дайте знать в комментариях, выпущу еще одну статью, где расскажу какие нейросети и для каких задач).
Онбординг: как мы «пришиваем» новичка к команде за пару недель
В таком обилии инструментов сложно не запутаться. Но у новичка есть готовый онбординг-маршрут, поэтому первые дни не превращаются в блуждание по чатам.
- Старт-встреча с руководителем. В первый же день мы садимся на сорок минут-час, и я рассказываю, как устроен наш контент-завод, какие метрики важны и куда глобально едем.
- Знакомство с командой. Новичка сразу добавляют в рабочие чаты, знакомят с ключевыми людьми и объясняют, как устроена наша работа: когда проходят планёрки,где хранятся задачи и кто за что отвечает.
- Постановка задач по шаблонам. На второй-третий день новый сотрудник пробует поставить задачу сам: открывает шаблон, заполняет поля, прикрепляет референсы. Это тренировка — и заодно лучшая инструкция, как ставить ТЗ коллегам.
- Наставник. У каждого цеха свой «старший мастер». Он показывает на практике, как строится работа внутри, какие есть нюансы и помогает исправлять ошибки.
- База знаний на Диске. Там лежат процессы, гайды, стандарты, чек-листы. Всё в одном месте.
Через неделю новичок уже понимает, кто за что отвечает и где искать информацию, а через два-три месяца работает автономно — без постоянных «а как…?».
Наша цель никогда не была в том, чтобы «ускориться любой ценой». Мы хотели сохранить качество, не выгореть и работать в высоком темпе.
То, что помогает — привычка думать о процессе до того, как начнется хаос. И время, потраченное на систему, всегда окупается в момент, когда задач становится больше обычного.
→ Попробовать Битрикс24
Больше интересных статей здесь: Успех.
Источник статьи: Как мы превратили контент-производство в управляемую систему .
