Любая компания, независимо от размера, представляет собой совокупность множества бизнес-процессов (БП). Это могут быть как краткосрочные операции, так и масштабные, многоэтапные процедуры.
Например:
◻️процесс совершения холодных звонков
◻️работа с CRM-системой
◻️процедура найма новых сотрудников
◻️и многие другие
В каждом бизнесе таких процессов насчитываются десятки.
Руководители и сотрудники по-разному управляют этим знанием: кто-то полагается на память, кто-то делает пометки на бумаге 📝, а кто-то использует специализированные программные сервисы.
Однако важно понимать физиологические ограничения нашего мозга. Согласно исследованиям, оперативная память человека способна одновременно удерживать и эффективно использовать лишь 7±2 блока информации.
У кого-то этот предел составляет 5 элементов, у кого-то достигает 9, но не более.
Это означает, что если бизнес-процесс состоит из 5-9 шагов, его ещё можно удерживать в голове. Если же этапов больше, часть из них неизбежно будет упущена или забыта.
Когда в компании десятки таких процессов, удержать их все в памяти становится физически невозможно.
В результате проекты выполняются несистемно, с ошибками, а владелец бизнеса оказывается «привязан» к операционке, не имея возможности отойти от дел.
Ситуация неприятная, но решаемая. Вопрос в том, как правильно описать эти процессы?
Практическое руководство: как описать бизнес-процесс
Начните с одной конкретной ситуации. Возьмем, к примеру, обработку входящей заявки с сайта.
Обратите внимание: Как разработать и использовать бизнес-план.
Действуйте в три этапа:1. Создание User Story (Пользовательской истории).
Сначала просто расскажите своими словами, что должно происходить при поступлении заявки, и в каком порядке. Опишите все шаги, нюансы, возможные исключения и варианты действий в разных ситуациях. Не рисуйте, просто сформулируйте текст. Можно даже надиктовать это на диктофон для простоты.
2. Перевод рассказа в блок-схему.
На основе вашего рассказа создайте визуальную блок-схему. Для простых процессов подойдет лист бумаги, для более сложных — специализированные сервисы (Miro, Microsoft Visio, Google Drawings, Lucidchart).
После создания сверьтесь: все ли детали из вашего рассказа нашли отражение в схеме? Учитывает ли получившийся алгоритм все возможные сценарии?
3. Практическое тестирование.
Отработайте входящую заявку, строго следуя созданной схеме. Фиксируйте все возникающие сбои, нестыковки и неточности. Затем, через доработку пользовательской истории, внесите необходимые исправления в блок-схему.
Когда процесс начинает стабильно давать ожидаемый результат, его можно считать протестированным и готовым к делегированию сотруднику.
Эта методика используется для описания процессов в крупнейших компаниях мира и доказала свою эффективность.
Начните с проработки ключевых, самых важных для бизнеса процессов, а затем постепенно опишите все остальные.
Для тех, кто хочет углубиться в тему, рекомендовано изучить стандарты визуального моделирования UML и BPMN.
Итогом системной работы по описанию БП станет возможность их эффективного делегирования, что позволит вам выйти из операционной рутины и сосредоточиться на стратегическом развитии бизнеса.
Попробуйте начать с одного процесса — это проще, чем кажется.
Больше интересных статей здесь: Бизнес.
Источник статьи: Зачем описывать бизнес-процессы?.
