Оформление "Заявки на поставку" является ключевым событием, которое инициирует целый комплекс действий в компании. Этот документ служит основанием для формирования всей сопроводительной документации на отгрузку товара. С его созданием автоматически активизируются системы аналитики, в частности, по закупкам и логистике. Программа анализирует складские остатки и формирует заявки на пополнение недостающих товарных позиций. После проведения документов об отгрузке генерируются реестры для архивации, данные передаются в управленческий и бухгалтерский учёт, а также запускаются процессы подготовки налоговой отчётности, связанной с фактом отгрузки. Снижение складских остатков, в свою очередь, создаёт сигнал для планирования закупок по основным товарным группам. Таким образом, документы по отгрузке фактически являются центральным элементом, который инициирует и завершает множество рабочих циклов предприятия, затрагивая практически все его аспекты.
Начало документооборота и управленческие функции
Исходным документом в цепочке отгрузки является либо "Заявка на поставку", либо "Счёт" для оплаты. По своей сути и функциональному назначению эти документы идентичны. На представленной схеме они выделены красным цветом для наглядности. В верхней части схемы отображены управленческие функции, которые вовлекаются в работу благодаря этому документообороту. Ниже, в табличной форме, детально расписан функционал, который должна выполнять каждая из этих функций управления и исполнения.
Место бизнес-процессов в системе
А где же в этой системе находятся бизнес-процессы? Важно понимать, что бизнес-процессы — это, прежде всего, элемент планирования. Они представляют собой заранее продуманные и описанные последовательности действий для достижения конкретного результата.
Детализация процесса: от планирования к организации
Зачем же нужна такая детализация? Рассмотрим для примера один из этапов — "Принять заказ". Для его эффективной реализации необходимо ответить на ряд критически важных вопросов, которые и составляют суть планирования:
1. Исполнитель: Кто конкретно будет принимать заказ?
2. Канал связи: Каким способом это будет происходить? Личная встреча с клиентом, телефонный звонок, обработка заявки через сайт.
3.
Обратите внимание: Как разработать и использовать бизнес-план.
Оформление: Как и с помощью каких инструментов будет оформлен принятый заказ?4. Хранение данных: Куда будет занесена полученная информация?
5. Формат данных: В каком формате (электронном, бумажном, структурированном) она будет сохранена?
6. Потребитель информации: Кто является следующим пользователем этих данных?
7. Передача данных: Как именно информация попадёт к следующему исполнителю?
8. Контроль: Кто будет контролировать корректность выполнения этого этапа?
9. Ресурсы: Какие ресурсы для этого потребуются? Это включает рабочее место (стол, стул), техническое оснащение (компьютер, сервер, специализированное программное обеспечение, принтер с определёнными характеристиками) и многое другое.
Вся эта работа по поиску ответов на данные вопросы и называется «ПЛАНИРОВАНИЕМ».
То, что изображено на схемах в виде блоков и связей, — это уже «ОРГАНИЗАЦИЯ», то есть перевод планов в конкретный функционал и структуру взаимодействия. Важно отметить, что в зависимости от масштабов компании и объёма работ, функционал для схожих процессов, а также их ресурсное и техническое обеспечение могут кардинально различаться.
Цели управления и человеческий фактор
Главная задача управления, объединяющего планирование и организацию, — добиться максимально возможной эффективности и отдачи от всех используемых ресурсов. При этом необходимо всегда учитывать стратегические тенденции и цели развития предприятия.
Стоит понимать, что сотрудник в своей повседневной деятельности редко мыслит категориями строгого бизнес-процесса. Наш мозг не работает по алгоритмизированным схемам, вместо этого мы опираемся на выработанные навыки и опыт. Более того, большинство сотрудников одновременно участвуют в нескольких бизнес-процессах, постоянно переключаясь между ними.
Организация работы сотрудника исключительно в рамках жёсткого, неизменного бизнес-процесса, безусловно, может дать определённый экономический эффект за счёт стандартизации. Однако ожидать от такого подхода полноценной, максимальной отдачи не приходится, так как он не учитывает гибкость и адаптивность человеческого мышления.
Более детально разобраться во взаимосвязи между понятиями «бизнес-процесс» и «функция» можно в соответствующей статье.
https://zen.yandex.ru/media/id/6040823c02e4010c92b2e5d2/biznesprocess-i-funkciia-606058b0188a9f73599fbcdf
Больше интересных статей здесь: Бизнес.
Источник статьи: К какому бизнес-процессу относится "Подготовка документов на отгрузку товара покупателю"?.
