В период подготовки к сдаче отчетности за 3 квартал особенно важно уделить внимание учету авансов, поскольку они оказывают прямое влияние на формирование декларации по НДС. Корректное и своевременное отражение этих операций в программе 1С — залог правильной отчетности.
В этой статье мы подробно разберем, почему предоплата от покупателя может не зачитываться автоматически, и сумма продолжает висеть на счете учета авансов. Рассмотрим несколько ключевых ситуаций, которые, по статистике, являются причиной более 95% подобных проблем.
Все примеры будут показаны в конфигурации «1С:Бухгалтерия предприятия» на счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».
Как обнаружить проблему?
Первым шагом для диагностики является формирование оборотно-сальдовой ведомости (ОСВ) по счету 62 за нужный период с детализацией по субсчетам. Наличие сальдо на субсчете 62.02 «Авансы полученные» и аналогичных сумм на 62.01 «Расчеты с покупателями» — явный признак того, что зачет аванса не произошел.
Оборотно-сальдовая ведомость, показывающая незакрытые авансы.
📌 Причина 1: Использование разных договоров с одним контрагентом
Самая распространенная причина. Программа зачитывает аванс в счет оплаты только в рамках одного договора. Если аванс поступил по одному договору, а отгрузка (реализация) оформлена по другому, даже с тем же партнером, автоматический зачет не сработает.
Чтобы это проверить, сформируйте ОСВ с дополнительной группировкой по договорам.
Выполняем группировку по договорам.
В отчете станет видно, что по контрагенту, например, «Столовая 101», операции разнесены по разным договорам.
ОСВ с примененной группировкой по договорам.
Решение: Необходимо открыть документ «Реализация товаров и услуг» и в его шапке указать тот же договор, по которому был получен аванс.
Меняем номер договора в документе «Реализация».
После проведения исправленного документа сформируйте ОСВ заново. Разделение по договорам исчезнет, а аванс закроется.
📌 Причина 2: Нарушение хронологической последовательности документов
Программа зачитывает аванс, только если документ его поступления датирован раньше или совпадает по дате с документом реализации. Если вы сначала ввели аванс, а потом оформили отгрузку более ранним числом, зачет не произойдет.
Решение: Если оба события произошли в один день, откройте документ реализации и сдвиньте время его проведения на более позднее, чем у документа поступления аванса. В случаях с разными датами необходимо скорректировать дату реализации, чтобы она была не раньше даты аванса.
Сформированная ОСВ с закрытым авансом после исправления даты/времени.
📌 Причина 3: Некорректные настройки учета аванса в документе реализации
При проведении документа «Реализация» в его форме есть специальная настройка — способ зачета аванса. Если здесь установлено значение «Не зачитывать», программа проигнорирует наличие предоплаты у контрагента и не спишет сумму с 62.02.
Настройка аванса в документе «Реализация».
Решение: Установите переключатель в положение «Автоматически». В этом случае 1С самостоятельно проверит наличие авансов у покупателя по указанному договору и выполнит их зачет.
Скрытые ошибки: некорректные проводки
Бывают ситуации, когда аванс вроде бы закрылся, но в учете осталась ошибка, которую сложно выявить стандартными отчетами. Например, оплата от поставщика (что является нашей кредиторской задолженностью) по ошибке была отражена не на счете 60 «Поставщики», а на счете 62 «Покупатели». В ОСВ это может выглядеть как закрытый аванс, но с точки зрения учета — это грубая ошибка.
В документе «Поступление» ошибочно указан счет 62.01 вместо 60.01.
Как найти такие ошибки?
1. Встроенная «Экспресс-проверка» (меню «Отчеты» → «Анализ учета»). Она может указать на некоторые несоответствия, но не всегда обнаруживает ошибки в корреспонденции счетов.
Экспресс-проверка ведения учета.
2. Специализированные внешние обработки. Более эффективным инструментом может стать внешняя обработка, например, «Аудит ведения учета» от компании «Портал-Юг». Она позволяет целенаправленно проверить корректность проводок.
Обработка «Аудит ведения учета».
Запустив проверку «Контроль проводок», обработка проанализирует все операции и выявит документы с некорректными счетами. Из отчета можно сразу перейти к проблемному документу и исправить счет учета.
Поиск ошибок в проводках выполнен с помощью обработки «Аудит ведения учета».
Исправление счета учета прямо из отчета обработки.
После исправления всех ошибок и повторного проведения документов сформируйте ОСВ. Убедитесь, что сальдо по счетам 60 и 62 соответствует хозяйственной сути операций: дебетовое сальдо по 60 означает нашу предоплату поставщику, а по 62 — задолженность покупателей перед нами.
Надеемся, этот подробный разбор поможет вам быстро находить и устранять проблемы с учетом авансов в 1С, обеспечивая корректность данных для отчетности.
#1с #бухгалтерский учет #лайфхак1с #помощь бухгалтеру #бизнес и финансы #1с бухгалтерия
Больше интересных статей здесь: Бизнес.
Источник статьи: Почему на "закрылся" аванс в 1с?.
