Рассмотрим типичную ситуацию в компании. В штате есть все необходимые специалисты: юристы, бухгалтеры, HR-менеджеры, IT-специалисты. Каждый четко выполняет свои обязанности, прописанные в должностной инструкции. Однако когда возникает внештатная ситуация или проблема, начинается поиск виноватых. Руководитель недоумевает: «Почему меня не предупредили?», а сотрудники разводят руками: «А кто именно должен был это сделать?». Получается, что формально все работают правильно, но ответственность за скрытые риски бизнеса оказывается ничьей.
Реальный кейс: задержка выплаты отпускных
Наглядный пример — история, рассказанная на одном из бизнес-семинаров. Бухгалтер задал вопрос о выплате отпускных. Согласно статье 136 Трудового кодекса РФ, деньги должны быть перечислены сотруднику не позднее чем за три дня до начала отпуска. В его компании сложилась практика, когда заявление на отпуск утверждалось руководителем всего за день до его начала. Затем документ передавался в отдел кадров для издания приказа, и только потом попадал в бухгалтерию для расчета.
Обратите внимание: УПАКОВКА БИЗНЕСА.
В результате выплата происходила за день до отпуска, что является прямым нарушением закона. Бухгалтерия винила отдел кадров в задержке документов, а кадровики ссылались на то, что действовали на основе подписи директора. Возник закономерный вопрос: как компании избежать штрафов в такой ситуации?
Правовая ответственность лежит на руководителе
Ответ неутешителен: формальной защиты нет. Требования статьи 136 ТК РФ являются обязательными, а за их нарушение предусмотрена административная ответственность по статье 5.27 КоАП РФ. Ключевой момент здесь в том, что, подписывая заявление или приказ с нарушением сроков, руководитель компании лично принимает на себя связанные с этим риски. После его подписи обвинять подчиненных в том, что они «не предупредили», практически бесполезно.
Это приводит к главной дилемме: кто в компании должен системно выявлять и озвучивать подобные операционные риски?
- Юристы? Их фокус часто смещен на договоры, судебные споры и крупные сделки, а рутинные кадровые процедуры могут оставаться вне их поля зрения.
- HR-менеджеры? Они обрабатывают документы, но их основная задача — оформление, а не анализ правовых последствий каждого подписанного заявления.
- Бухгалтерия? Их функция — начислять и выплачивать деньги в соответствии с полученными документами, а не проверять легитимность сроков их утверждения.
Как создать систему управления рисками
Чтобы избежать подобных ситуаций, ответственность за выявление рисков должна быть не имплицитной (когда все надеются, что кто-то другой заметит проблему), а явной и встроенной в бизнес-процессы. Руководителю необходимо:
- Выявить зоны риска. Проанализировать, в каких областях деятельности (кадры, финансы, договоры, отчетность) чаще всего возникают проблемы с соблюдением законодательства.
- Определить ответственных. Четко понять, какой специалист (юрист, бухгалтер, HR) обладает экспертизой для оценки рисков в каждой конкретной области.
- Внедрить процедуру согласования. Организовать рабочий процесс так, чтобы критически важные документы перед подписанием руководителем проходили обязательную визу ответственного специалиста. Этот специалист должен либо подтвердить отсутствие рисков, либо предоставить руководителю письменное заключение с их описанием.
Если же директор сначала подписывает документ, а уже потом отправляет его на согласование или исполнение, он сознательно берет все риски на себя. В этом случае требовать от сотрудников, чтобы они «предвидели» проблему, — несправедливо и неэффективно.
Больше интересных статей здесь: Бизнес.
Источник статьи: О рисках бизнеса.
