Публикация годового плана закупок (ГПЗ) — это не просто формальность, а стратегический шаг, который приносит выгоду как самой компании-заказчику, так и ее потенциальным поставщикам. На примере практики татарстанских предприятий разберем, зачем это нужно и как правильно составить такой план.
В конце года, параллельно с финансовым и производственным планированием, все больше компаний задумываются о составлении годового плана закупок. Публикация этого документа в открытом доступе, например, на электронных торговых площадках (ЭТП), становится эффективным бизнес-инструментом. Это своего рода «дорожная карта» для поставщиков, которая позволяет им заранее понять потребности компании и подготовить максимально выгодные коммерческие предложения.
Что такое ГПЗ и какова его структура?
Годовой план закупок — это детализированный перечень товаров, работ и услуг, которые компания планирует приобрести в течение следующего года. Документ составляется по установленной форме и включает ключевую информацию для поставщиков:
- Категория товара/услуги: например, «Офисная техника», «Сырье», «Строительные материалы».
- Конкретное наименование позиции с возможными техническими характеристиками.
- Единицы измерения (штуки, килограммы, метры).
- Планируемый объем закупки.
- Место и адрес поставки.
- Бюджет: ориентировочная цена за единицу и общая стоимость лота.
- Сроки: предполагаемая дата проведения закупочной процедуры и желаемая дата поставки.
- Способ закупки: как правило, электронные торги на специализированной площадке.
Оптимальное время для публикации ГПЗ — декабрь текущего или начало января следующего года. Это дает рынку достаточно времени на подготовку.
Декабрь — идеальное время для публикации плана закупок на будущий год.
Пять ключевых преимуществ публикации ГПЗ для заказчика
Заблаговременное информирование рынка о своих потребностях через ГПЗ приносит компании-заказчику ряд стратегических выгод:
- Повышение конкуренции и снижение цен. Зная о будущих закупках заранее, больше поставщиков успевают подготовиться и принять участие в торгах. Рост конкуренции напрямую ведет к более выгодным ценовым предложениям.
- Эффект масштаба и оптимизация логистики. Планирование на год позволяет объединять мелкие закупки в крупные лоты, что часто дает существенную скидку от поставщика. При этом в условиях можно оговорить поэтапную поставку товара в течение года, что удобно для обеих сторон.
- Привлечение новых партнеров. Публичный ГПЗ — это сигнал для рынка, который видят в том числе компании из других регионов, с которыми вы раньше не работали. У них появляется время на изучение ваших требований и подготовку качественного предложения.
- Экономия внутренних ресурсов. Проведение одной крупной закупки вместо десятка мелких требует значительно меньше времени и усилий от сотрудников отдела снабжения, юристов и финансистов. Это высвобождает ресурсы для решения других стратегических задач.
- Возможность получить экспертные консультации. Заблаговременная публикация плана позволяет поставщикам не просто подготовить коммерческое предложение, но и предложить альтернативные, более эффективные решения. Классический пример — когда поставщик, видя в плане закупку ламп накаливания, обоснованно предлагает перейти на светодиодные аналоги, демонстрируя долгосрочную экономию.
Открытый диалог с поставщиками на этапе планирования помогает находить оптимальные технологические и финансовые решения.
Практический пример: ГПЗ татарстанской компании
Многие компании публикуют свои планы закупок на корпоративных сайтах и на страницах партнерских ЭТП. Например, в специальном разделе площадки ONLINECONTRACT можно ознакомиться с ГПЗ крупных промышленных предприятий Татарстана на 2022 год.
Обратите внимание: Зачем бизнесу категорийный менеджмент.
Эти документы дают четкое представление о масштабах и специфике закупок.Так, в плане одного из казанских заводов содержится почти 9 тысяч позиций. Каждая из них детально описана: от специфических колонок для лабораторного анализа (поставка запланирована на 10 января) до светодиодных светильников и труб для промышленных нужд. Например, закупка цельнолитых труб на сумму около 8 млн рублей запланирована на конец года, что дает поставщикам почти целый год на подготовку.
Формат представления информации в ГПЗ может различаться: некоторые компании сразу указывают дату публикации тендера, другие — только желаемый срок поставки. В любом случае, сам факт наличия такого плана структурирует работу как для заказчика, так и для всего рынка.
Александр Гуров, директор ЭТП
Ответы на частые возражения
Несмотря на очевидные плюсы, у многих руководителей остаются сомнения относительно публикации ГПЗ. Александр Гуров, руководитель ЭТП ONLINECONTRACT, комментирует самые распространенные из них.
Возражение №1: «Мы не можем точно спрогнозировать свои потребности на год вперед».
Ответ: Если у компании есть производственный и финансовый план, то рассчитать базовые потребности в сырье, материалах и оборудовании вполне реально. ГПЗ — это не догма, а гибкий инструмент. В него всегда можно внести корректировки, но 80-90% закупок, как правило, поддаются точному планированию.
Возражение №2: «Наши закупки — коммерческая тайна, мы не хотим раскрывать планы конкурентам».
Ответ: В современном мире сохранить в тайне крупную закупку, особенно связанную с новым оборудованием, практически невозможно. Как только вы начнете запрашивать коммерческие предложения, информация станет доступна рынку. Открытость, наоборот, позволяет привлечь больше поставщиков, в том числе из новых регионов, и получить лучшее предложение.
Возражение №3 (от поставщика): «У нас есть отдел мониторинга, мы и так все отследим».
Ответ: ГПЗ дает поставщику не просто информацию о закупке, а стратегическое преимущество. Он может заранее спланировать производственную нагрузку, связаться с заказчиком для тестирования продукции или предложить инновационное альтернативное решение, как в примере со светодиодными лампами. Это повышает шансы на победу в тендере.
Итоги
Публикация годового плана закупок — это win-win стратегия для всех участников рынка.
Для заказчика это инструмент для снижения затрат, оптимизации процессов, укрепления деловой репутации и поиска новых надежных партнеров.
Для поставщика — источник ценной информации для стратегического планирования, возможность качественно подготовиться к тендерам и увеличить объем продаж.
#закупки #торги #бизнес и финансы #госзакупки #аукцион
Больше интересных статей здесь: Бизнес.
Источник статьи: Зачем крупные компании публикуют план закупок?.
