На определенном этапе роста практически каждая компания сталкивается с необходимостью оптимизировать внутренние процессы, в том числе управление финансовыми обязательствами. Внедрение современных инструментов позволяет достичь сразу нескольких ключевых целей:
· сокращение временных затрат на рутинные операции,
· уменьшение операционных расходов,
· снижение финансовых и репутационных рисков,
· повышение точности и достоверности учетных данных,
· увеличение прозрачности всех этапов работы с задолженностью,
· рост вовлеченности и мотивации сотрудников за счет автоматизации рутины.
В этой статье мы рассмотрим наиболее действенные и популярные на практике инструменты для управления как дебиторской (долги клиентов перед вами), так и кредиторской (ваши долги перед поставщиками) задолженностью.
Инструменты для быстрого внедрения
Эти методы не требуют серьезных ресурсов или длительной подготовки, их можно начать применять практически сразу.
1. Сокращение этапов согласования платежей
Сложные многоступенчатые процедуры визирования документов часто тормозят процесс оплаты. Оптимизация заключается в переходе на согласование одного ключевого документа (например, заявки на оплату) вместо нескольких, что значительно ускоряет цикл.
2. Закрепление персональной ответственности за поставщиков
Чтобы документы от контрагентов поступали вовремя и в полном объеме, эффективно назначить ответственного менеджера за каждого ключевого поставщика. Наилучший результат достигается, когда этот показатель включен в систему KPI и напрямую влияет на мотивацию сотрудника.
Обратите внимание: Рассказываю, какие изменения в отчетности произошли с 2021 года.
3. Использование корпоративных карт для мелких регулярных закупок
Для частых небольших покупок (канцелярия, хозяйственные товары) удобно использовать корпоративные карты с установленным лимитом. Это избавляет от необходимости оформлять документы на каждую транзакцию — достаточно одного ежемесячного отчета, что экономит время бухгалтерии.
Инструменты, требующие инвестиций, но дающие значительный эффект
Внедрение этих решений потребует некоторых затрат времени и средств, однако они быстро окупаются за счет масштабируемости и снижения операционных издержек.
4. Автоматизация регулярных (периодических) платежей
Платежи с фиксированным графиком (аренда, коммунальные услуги, подписки на ПО) можно настроить в учетной системе один раз. В дальнейшем они будут формироваться и отправляться на оплату автоматически, исключая ручной ввод и человеческий фактор.
5. Автоматизация обработки запросов от поставщиков
Сотрудники тратят много времени, отвечая на звонки и письма поставщиков с вопросами о статусе платежей. Внедрение автоматизированных систем (голосовое меню, личный кабинет на сайте) позволяет контрагентам самостоятельно получать актуальную информацию о состоянии расчетов, высвобождая ресурсы вашей команды.
6. Внедрение электронного документооборота (ЭДО) с контрагентами
Переход на ЭДО дает комплекс преимуществ: резкое сокращение расходов на бумагу, печать и почтовые услуги; мгновенный поиск и отправка документов; возможность удаленной работы; повышение мобильности и удобства контроля. Электронные документы проще систематизировать, хранить и обрабатывать, что в итоге кардинально меняет эффективность работы финансового блока.
7. Автоматизация процесса сверки взаиморасчетов
Ручная сверка с каждым поставщиком или клиентом — трудоемкая и длительная процедура. Современные бухгалтерские системы и специализированные сервисы предлагают инструменты для автоматизации этого процесса, что позволяет проводить сверки оперативно, минимизируя ошибки и экономя рабочее время бухгалтеров.
8. Унификация номенклатуры в учетных системах
Разные поставщики могут по-разному называть один и тот же товар. Если вводить их в систему «как есть», справочник номенклатуры быстро разрастается, возникают дубли, усложняются инвентаризация и аналитика. Решение — настроить автоматическое или полуавтоматическое сопоставление входящих наименований с единым внутренним стандартом компании, используя возможности учетного ПО.
9. Использование отчета «Анализ задолженности по срокам»
Это ключевой аналитический инструмент для управления дебиторской задолженностью. Отчет группирует долги клиентов по периодам возникновения (текущие, просроченные 30 дней, 60 дней и т.д.), наглядно показывая «проблемные» зоны. Это позволяет финансовому директору своевременно принимать меры по взысканию, тем самым улучшая cash flow.
Перечисленные инструменты — это мощный базис для построения эффективной системы управления задолженностью. Какие методы и технологии используете вы в своей компании? Возможно, наш список неполный, и мы будем рады, если вы поделитесь своим опытом в комментариях.
Больше интересных статей здесь: Финансы.
Источник статьи: Какие финансовые инструменты использовать для эффективного управления дебиторской и кредиторской задолженностью?.
