Формальный учет и отчетность могут выглядеть безупречно в документах, однако их истинная достоверность проверяется и подтверждается только в ходе инвентаризации.
На предприятиях с большими материальными запасами процесс инвентаризации товарно-материальных ценностей (ТМЦ) нередко растягивается на недели. Его итоги часто вызывают сомнения, что приводит к бесконечным корректировкам документов, дополнительным списаниям и расследованиям причин расхождений. Знакомая ситуация? Успех этого бизнес-процесса, как и любого другого, обеспечивается системным подходом, четкой последовательностью и взаимосвязью всех его этапов.
Критерии эффективности инвентаризации
О том, насколько результативно проходит инвентаризация, можно судить по нескольким ключевым параметрам:
1. Время, затраченное на проведение.
2. Достоверность и объективность полученных результатов.
3. Объем выявленных недостач, излишков и случаев пересортицы ТМЦ.
Далее рассмотрим условия, которые превращают инвентаризацию из головной боли в эффективный инструмент контроля.
Фундамент: организация учета и складского хозяйства
Эффективность начинается с правильной организации процессов до начала проверки:
1. На складах должна быть выстроена логистическая система хранения: все ценности размещены в соответствии с ярлыками и кодами из учетной системы.
2. Доступ к местам хранения должен быть строго ограничен и разрешен только материально-ответственным лицам (МОЛ).
3. Ответственность за сохранность ТМЦ должна быть четко закреплена за всеми участниками процесса через договоры и систему мотивации персонала.
4. В учетной системе необходимо свести к минимуму или полностью исключить дублирование номенклатурных позиций.
5. Учет товара должен вестись в корректных натуральных единицах измерения с четкими правилами пересчета.
6. Обязательно соблюдение всех условий хранения: температурный режим, влажность, сроки годности и т.д.
Организация самого процесса инвентаризации
1. Подготовительный этап
1. К моменту начала проверки все приходные и расходные документы по ТМЦ должны быть сданы в бухгалтерию, а все операции — отражены в учете. МОЛ предоставляет соответствующую расписку.
2. Необходимо обеспечить свободный доступ ко всем инвентаризируемым ценностям, привлекая при необходимости грузчиков.
2. Проведение инвентаризации
1. Для ускорения процесса можно формировать несколько инвентаризационных комиссий.
2. Внедрение выборочных регулярных проверок позволяет распределить нагрузку и поддерживать постоянный контроль.
3. Автоматизация через системы штрихкодирования значительно повышает скорость и точность.
4. В ходе проверки важно отдельно фиксировать неликвидные ТМЦ двух типов: те, что еще можно продать (например, из-за снижения спроса), и те, что подлежат утилизации.
5. Использование планшетов или ноутбуков для оперативного внесения данных позволяет автоматически формировать акты расхождений прямо в процессе работы.
6. Постоянный самоучет ТМЦ материально-ответственными лицами дисциплинирует и снижает объем расхождений.
7. Для подсчета большого количества мелких штучных items (например, метизов) эффективно использовать взвешивание с последующим пересчетом.
8. Объемные материалы, такие как пиломатериалы, удобно считать в кубометрах путем перемножения габаритов.
3. Работа с результатами
1. По итогам проверки председатель комиссии оформляет протокол с выводами и предложениями по улучшению процессов.
2. Ключевые предложения должны превращаться в смарт-задачи для ответственных лиц с четкими сроками исполнения.
3. Ведение динамического отчета по результатам инвентаризаций за период позволяет наглядно оценивать эффективность принимаемых мер и общую тенденцию.
Будем рады, если вы поделитесь своими лайфхаками и практиками проведения инвентаризации в ваших компаниях.
Больше интересных статей здесь: Бизнес.
Источник статьи: Как избавиться от головной боли под названием «Инвентаризация»?.
