Опыт внедрения цифровых инструментов от сотрудников Тюменского подразделения ООО «ИПИГАЗ».
Институт прикладных исследований газовой промышленности (ООО «ИПИГАЗ») занимается комплексным проектированием и инженерными изысканиями для объектов нефтегазовой отрасли. Широкая география деятельности — подразделения в 11 регионах и проекты во всех федеральных округах — делает командировки неотъемлемой частью рабочего процесса, достигая 50-100 поездок ежемесячно.
Для такой масштабной организации критически важными стали задачи по автоматизации рутинных процессов, повышению прозрачности аналитики и оптимизации командировочного бюджета. В поисках решения компания остановилась на платформе Smartway — IT-решении, которое заменяет традиционные агентства делового туризма и позволяет бизнесу организовывать поездки напрямую, без посредников.
Вызовы до внедрения цифрового решения
До 2019 года, при штате более 250 человек, организация командировок в ИПИГАЗ была построена на выдаче подотчетных средств. Этот подход, хотя и давал сотрудникам свободу выбора, создавал ряд системных проблем для компании.
Ключевые недостатки старой системы
- Отсутствие корпоративных скидок и специальных условий от перевозчиков, доступных юридическим лицам.
- Не было единой системы управленческого учета и аналитики по командировочным расходам, что затрудняло планирование бюджетов.
- Сотрудникам было неудобно использовать личные аккаунты в тревел-сервисах, смешивать деловые и личные поездки, а также предоставлять данные своих банковских карт.
- Значительная административная и бухгалтерская нагрузка, связанная с обработкой авансовых отчетов и документов.
Опыт внедрения и результаты: мнение ключевых сотрудников
Взгляд руководства: стратегия и экономика
Басалай Евгений Федорович, генеральный директор ООО «ИПИГАЗ»:
«Нашей целью было сохранить удобство самостоятельного выбора рейсов и отелей для сотрудников, но при этом уйти от массовой выдачи подотчетных средств и получить контроль над расходами. Smartway предложил оптимальный баланс: удобный интерфейс для пользователей и мощный инструмент аналитики для компании.
Теперь мы можем в режиме реального времени отслеживать расходы по подразделениям, проектам или конкретным направлениям. Эта аналитика стала основой для точного бюджетирования и прогнозирования. Кроме того, мы начали получать до 7% кэшбэка баллами от авиакомпаний «Аэрофлот» и S7, что при наших объемах дает существенную экономию.
Абонентская плата за сервис окупилась уже при 20 командировках в месяц, а у нас их в среднем 70. После успешного пилота в Тюменском подразделении в 2019 году, в 2020-м мы подключили все филиалы. Это был значимый шаг в цифровой трансформации наших бизнес-процессов.»
Организационный комфорт и эффективность
Баскакова Евгения Сергеевна, начальник отдела делопроизводства ООО «ИПИГАЗ»:
«Главное преимущество — мы вернули время нашим специалистам. Пропала необходимость в долгой переписке с агентами, согласовании вариантов и использовании множества разных приложений. Единое приложение Smartway позволяет бронировать билеты, отели и трансферы, выстраивать сложные маршруты, что критически важно для нашей географии. Оплата идет с корпоративного счета, все документы собраны в личном кабинете, а интерфейс интуитивно понятен. Мы повысили эффективность, сохранив комфорт для сотрудников.»
Автоматизация бухгалтерского учета
Польщикова Ирина Александровна, главный бухгалтер ООО «ИПИГАЗ»:
«Ручной учет десятков командировок был серьезной нагрузкой. Нашей задачей было сократить время на эти операции минимум на 20%, не увеличивая штат. Ключевым фактором выбора Smartway стала его принадлежность к группе компаний «1С», в которой мы ведем учет.
Интеграция с «1С» заняла буквально несколько минут. Теперь данные о билетах автоматически попадают в авансовые отчеты, отпала необходимость ручного ввода. Все закрывающие документы формируются в системе, мы больше не ждем их от поставщиков. В итоге нам удалось сократить время на учет командировочных расходов на 30%, что превысило наши ожидания.»
Как начать использовать решение
Для начала работы не требуется установка сложного ПО — сервис полностью работает онлайн. Компания может получить демо-доступ к платформе Smartway и протестировать все возможности бесплатно, чтобы оценить потенциальный эффект для своего бизнеса.
#командировка #нефтегаз #нефтедобыча #нефть и газ #бизнеспроцессы #руководитель #командировки #цифровизация #оптимизациярасходов
