Всего 2% руководителей действительно понимают, что такое бухгалтерский учет и как в нем ориентироваться. Наша статья поможет разобраться в этой, казалось бы, сложной теме и научиться использовать профессиональную терминологию себе на пользу.
Слова «бухгалтерский учет», «баланс», «дебет», «кредит», «сальдо» знакомы практически каждому. Однако их истинное значение и применение известно в основном только бухгалтерам — специалистам, без которых не может обойтись ни одна компания.
Если заглянуть в Википедию, можно прочитать следующее определение: «Бухгалтерский учёт — упорядоченная система сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении о состоянии имущества, обязательствах и капитале организации и их изменениях путём сплошного, непрерывного и документального отражения всех хозяйственных операций». Звучит сложно и малопонятно для неподготовленного человека.
После такого описания желание разбираться в теме часто пропадает. А всё потому, что информация подается запутанно и излишне формально. В этой статье мы простыми словами объясним, что такое бухгалтерский учет и зачем он нужен, хотя бы на базовом уровне. Ведь каждый владелец бизнеса должен ПОНИМАТЬ основы бухучета, даже если не вникает в тонкости.
Основная задача бухучета
Итак, в чем же главный смысл бухгалтерского учета? Он кроется в принципе «двойной записи», который был систематизирован более 500 лет назад. Если говорить простыми словами: вы же хотите контролировать, на что тратите свои деньги? Вот бухучет и помогает это делать системно.
Здесь мы знакомимся с первыми ключевыми терминами: «кредит» и «дебет». Допустим, вы потратили 100 рублей — это нужно зафиксировать. То есть «отразить по кредиту» на определенном счете с указанием даты. Но одной этой записи недостаточно, ведь деньги вы не просто выбросили, а, например, купили ручку. Фактически ваши деньги превратились в ручку. Вот здесь и проявляется двойная запись: на другом соответствующем счете вы отражаете эту же ручку, но уже «по дебету», с той же датой. Эти две записи вместе формируют баланс.
С терминами разобрались, но зачем это нужно? Затем, что через некоторое время вы сможете точно узнать, на что именно были потрачены деньги. Без двойной записи вы бы лишь фиксировали факт: «потратил 100 руб.», но не понимали, во что они превратились.
Эту технологию можно сравнить с закрытой системой сообщающихся сосудов, где количество жидкости всегда постоянно, или с весами, на чашах которых всегда равный вес. С помощью таких «весов» вы в любой момент можете точно знать, сколько денег потратили, когда и что получили взамен.
Еще немного терминологии
Прежде чем перейти к примеру, разберем еще два важных понятия: «активы» и «пассивы».
Принцип бухучета и двойной записи гласит: «Активы всегда равны пассивам». Это и есть баланс. Что такое активы? Это всё, что у вас есть на текущий момент: деньги (наличные и на счетах), товарные запасы, любое движимое и недвижимое имущество. Активами также считается то, что вам должны. Например, вы отгрузили товар покупателю, но по договоренности он оплатит его через неделю — это тоже ваш актив. Это ваши деньги, просто вы получите их позже.
Что такое пассивы? Это то, что должны вы: кредит, который взяли, но еще не вернули; товар, который вам уже привезли, но вы за него пока не расплатились. Всё довольно просто.
Обратимся к примерам
Перейдем к конкретному примеру. Представим предпринимателя Сергея, у которого есть 50 тыс. рублей. На эти деньги он открывает фирму ООО «Мечта». Мы проследим, как растут его деньги, и как с помощью бухучета и двойной записи он поймет, что именно заработал.
Первый шаг — внести деньги на расчетный счет компании. Это и есть начало ведения бухгалтерского учета. Весь «производственный процесс» ООО «Мечта», от внесения денег до формирования прибыли, состоит из 10 шагов.
№1: Сергей вносит 50 тыс. на расчетный счет — это называется «учредитель сформировал уставный капитал». Операция отражается по дебету счета 51 (расчетный счет) и кредиту счета 80 (учредитель):
№2: Сергей оплачивает 50 тыс. руб. поставщику за товар, например, за запчасти для автомобиля, которые планирует продать. Это отражается по кредиту счета 51 (расчетный счет) и дебету счета 60 (поставщики):
№3: Через неделю Сергею привозят запчасти. Это отражается по кредиту счета 60 (поставщики) и дебету счета 41 (товар):
Если посмотреть на три предыдущие картинки, мы увидим, как 50 тыс. руб. Сергея превратились в запчасти. Это отражено в строке «сальдо». Что это такое? Приведем бытовой пример: это то, что осталось в конце месяца от вашей зарплаты. Вы получили 100 руб., потратили 80 руб., сальдо вашего личного бюджета — 20 руб. (приход 100 руб. минус расход 80 руб.).
Глобальный смысл бухучета — показать на всех этапах, как деньги превращаются во что-то, чтобы потом снова стать деньгами, и в итоге оценить, что было сделано правильно, а что — нет. Продолжим.
№4: Сергей продает запчасти за 90 тыс. руб.:
Реализованные запчасти превратились в «доход» — кредит счета 90 (доходы/расходы). Также у Сергея появился долг покупателя (так называемая «дебиторская задолженность»), потому что запчасти он уже отвез, документы подписал, а деньги по договоренности получит через три дня.
Теперь товар нужно «списать» со склада.
№5: Списываем запчасти со склада:
Что мы видим в итоге? «Доход» (кредит счета 90), очищенный от «расхода», равен 40 тыс. руб. — это сальдо счета 90 (доходы/расходы).
№6: Через три дня Сергей получает деньги от покупателя. Это отражается по дебету счета 51 (расчетный счет) и кредиту счета 62 (покупатели):
Фактически Сергей совершил три операции: внес деньги на счет, купил запчасти и продал их. Но в бухучете у нас получилось шесть шагов. Именно они дают развернутый ответ: как, почему и когда деньги превратились в материальные ценности, а потом обратно в деньги.
Но это еще не всё. Чтобы купить товар и отвезти его покупателю, Сергею пришлось нанять грузчика и водителя. Им нужно платить зарплату. Чтобы заплатить, ее сначала нужно посчитать — на языке бухучета «начислить».
№7: Начислена заработная плата сотрудникам — дебет счета 90 (доходы/расходы), кредит счета 70 (заработная плата):
И №8: Выплачена заработная плата сотрудникам — дебет счета 70 (заработная плата), кредит счета 51 (расчетный счет):
Что мы видим теперь? У Сергея есть 70 тыс. руб. на счете, но на счете 90 (доходы/расходы) осталось сальдо в 20 тыс. руб. Что это? Это его прибыль. Но, к сожалению, радоваться рано. В нашем государстве принято платить налоги, поэтому это пока не чистая прибыль, а «прибыль до налогообложения». Поэтому:
№9: Уплачен налог на прибыль. Он составляет 20%, поэтому 20 тыс. руб. * 20% = 4 тыс. руб. Это отражается по дебету счета 90 (доходы/расходы) и кредиту счета 51 (расчетный счет):
Итак, кажется, всё. Но в начале описания было сказано, что весь процесс займет 10 шагов, а у нас пока 9. Не хватает последнего шага. Что же это? Это вывод тех самых 50 тыс. руб., которые Сергей вложил в бизнес.
№10: Произведены расчеты с учредителем. Это отражается по дебету счета 80 (учредитель) и кредиту счета 51 (расчетный счет):
Результат деятельности бизнеса виден в сальдо счета 51 (расчетный счет) — 16 тыс. рублей. Но итоговая картинка должна выглядеть так:
Производственный цикл бизнеса Сергея завершен. Он заработал 16 тыс. рублей. В результате в его бухгалтерии осталось только два сальдо — остаток денег на счете и сумма его прибыли. И они равны! Это очень изящный и наглядный результат деятельности.
Если все операции в бизнесе отражены правильно и в правильной последовательности, можно наблюдать стройную картину «трансформации» денег в различные активы, а затем обратно в деньги.
Подводим итоги
Ничего сложного или страшного в бухгалтерском учете нет. Конечно, здесь разобран упрощенный пример с минимальным набором операций. Но это не меняет сути бухучета — он помогает в любой момент времени понять, что происходит с вашими деньгами, на что они потрачены, сколько их осталось, кто вам должен и кому должны вы.
А в итоге, когда все расчеты проведены, долги собраны и выплачены, вы видите результат своего труда, выраженный в деньгах.
Предприниматели часто боятся бухучета, потому что не понимают сложных терминов. Сегодня мы выяснили, что бухучет — это структура, которую стоит понять один раз, а дальше в ней будет разобраться гораздо проще. Это еще одна опора для бизнесмена. От того, насколько хорошо ведется бухучет, зависит, узнает ли предприниматель о «пробоинах» в своем бизнесе, куда утекают деньги.
Интересное еще здесь: Финансы.
