Многие из нас сталкивались с дилеммой: как правильно закончить письмо на иностранном языке, чтобы не показаться ни слишком фамильярным, ни излишне холодным. Автор методики обучения деловому английскому Наталья Токарь делится личным опытом и профессиональными наблюдениями, объясняя тонкости иерархии подписей в деловой переписке. Она отмечает, что неправильный выбор заключительной фразы может испортить впечатление и даже навредить профессиональным отношениям.
Как правильно обращаться к адресату
Вопрос имени
Одна из самых частых ошибок — дословный перевод русских конструкций. Например, в английском языке не ставится запятая перед обращением, а восклицательные знаки в приветствиях в деловой среде — редкость. Стандартное и безопасное начало письма — «Dear» с запятой в конце: «Dear Mr. Jones», «Dear James» или «Dear friends» для обращения к группе.
Крайне важно постараться узнать имя адресата. Безличное «Dear Sir/Madam» может отправить ваше письмо прямиком в корзину, особенно если речь идет о важном приглашении или сопроводительном письме. Людям нравится, когда их называют по имени, — это базовое правило вежливости и внимания.
Лампа трансформер Stevie 4 варианта в одном комплекте от AstoCrystall
Купить ООО ЯндексИз «дружеских объятий» — в холодный пул «контактов»
Как выбрать форму обращения? Есть два ключевых правила:
Обращаясь к женщине, всегда используйте «Ms.». Это нейтральное обращение, которое подходит для женщин любого возраста и семейного положения и позволяет избежать неловких ситуаций.
Ориентируйтесь на то, как человек представляет себя сам. Если он подписывается «John», можно смело писать «Dear John». Если же он использует полное имя «John Smith», не стоит сокращать дистанцию — начните письмо с «Dear Mr. Smith». Резкий переход от «Dear John» к формальному «Dear Mr. Smith» в следующем письме может быть воспринят как дистанцирование, холодность или даже недовольство, что сбивает с толку адресата.
Представьте, что вы сначала пишете коллеге «Привет, Вася!», а в следующем письме вдруг обращаетесь «Уважаемый Василий Олегович!». У Васи возникнут закономерные вопросы. То же самое происходит и в международной переписке. Поэтому внимательно следите за тем, как ваш собеседник представляется и подписывает свои сообщения.
Искусство завершения письма
Simply the best
Самый безопасный и универсальный вариант для завершения делового письма — «Best». Иерархия формальности выглядит так: «Sincerely» (наиболее официально), «Best regards», «Kind regards», «Best». Последний вариант — золотая середина.
Важно учитывать контекст общения. Если вы с коллегой в режиме реального времени обсуждаете детали проекта и обменялись уже десятком писем, постоянно писать «Sincerely» будет выглядеть странно. Современная деловая переписка, особенно в мессенджерах и чатах, часто обходится без формальных приветствий и прощаний. Однако при первом обращении к клиенту, партнеру или потенциальному работодателю правила этикета по-прежнему важны.
Вest or warmest regards
В русскоязычной среде часто начинают с «С уважением». Это вежливо, но сохраняет дистанцию. По мере развития отношений можно перейти к более теплым вариантам. Однако в деловом общении «Warmest regards» может оказаться чрезмерным. Согласно исследованиям, самые нейтральные и популярные варианты — «Best» и «Regards».
Выбор подписи — это не просто формальность. Он отражает ваше отношение к собеседнику и помогает выстраивать нужный тон отношений. Эксперты в области деловой коммуникации, такие как издания Inc., Business Insider и авторы книги «SEND», сходятся во мнении по многим рекомендациям.
Обратите внимание: 13 вeщей, о которых важно помнить, когда жизнь бьет вас по голове?.
Подробный разбор вариантов подписи
Итак, разберем каждый вариант по отдельности
«Yours faithfully» — устаревший и крайне формальный вариант, уместный разве что в официальных письмах, начинающихся с «Dear Sir». В западной культуре используется редко.
«Sincerely» или «Yours sincerely» — отличный выбор, когда требуется подчеркнутая вежливость и профессиональная дистанция. Идеально для сопроводительных писем к резюме или коммуникации с юристами. Однако в письме близкому человеку эта же фраза может означать глубокое уважение.
«Best» — самый безопасный и популярный вариант. Если сомневаетесь, выбирайте его.
«Thanks» или «Thank you» — используйте, когда действительно благодарите. Чтобы фраза не выглядела автоматической, можно добавить восклицательный знак: «Thank you!». «Thanks so much» уместно для выражения искренней признательности.
Сокращения (TTYL, TAFN) — в деловой переписке выглядят непрофессионально и могут сбить с толку адресата.
«Looking forward to...» — используйте, если встреча или звонок действительно запланированы. В противном случае это звучит неискренне.
«Talk soon» / «Speak soon» — уместны, только если вы договорились о разговоре в ближайшее время.
«More soon» — обещает продолжение. Не используйте, если не планируете писать снова.
«XX» — символ поцелуя. Используйте с большой осторожностью и только в уже сложившихся неформальных рабочих отношениях. Никогда не инициируйте такое прощание первым.
«XOXO» — абсолютно неприемлемо в деловой переписке. Оставьте для друзей.
«Cheers» — выдает в вас британца или австралийца. В США используется редко. Спросите себя: «Сказал бы я это вслух при личной встрече?»
Только имя [«Your Name»] — довольно резкий и холодный вариант. Лучше добавить хотя бы минимальную вежливую формулу.
Первая буква имени (например, «А») — может запутать адресата. Как к вам обращаться в ответ? Всегда указывайте полное имя.
«Yours» — слишком расплывчато и обезличено. В мире автоответов люди ценят человеческое внимание.
«Respectfully» — архаичный и излишне почтительный вариант для обычной деловой переписки. Может быть уместен в обращении к высоким государственным лицам.
«Looking forward to your reply» — допустимо в ответе на запрос. Но если вы сами задаете вопрос, такая фраза оказывает давление на адресата.
«Take care» — больше подходит для друзей и семьи. В бизнесе может показаться излишне заботливым.
«Rgds» (сокращение от Regards) — вызывает споры. Для кого-то это признак занятости и нежелания тратить время, для других — привычная нейтральная подпись.
Выбор подписи — это важный коммуникативный сигнал. Эти слова формируют подтекст ваших отношений с коллегами, руководством и партнерами. Осознанное использование языковых средств помогает выстраивать эффективное и доверительное профессиональное общение.
С уважением, (это не формальность, я искренне хочу Вам помочь) Наталья Токарь.
Об авторе: Наталья ТокарьФото: Гетти Изображения
Больше интересных статей здесь: Успех.
