С конца 80-х годов в деловой лексике прочно обосновались заимствованные западные термины, что стало своеобразным трендом. Эта тенденция не обошла стороной и гостиничный бизнес. Одним из таких популярных понятий является USALI — единая система учета показателей деятельности отеля. Вокруг нее выросла целая индустрия: платные курсы, услуги консалтинговых компаний по внедрению, специализированные модули для 1С. Однако сама идея систематизации данных абсолютно здравая, и вы можете реализовать ее самостоятельно, сэкономив средства и создав систему, идеально соответствующую вашим потребностям и полностью вам понятную.
Вам не нужно платить посредникам за сложные термины вроде «управленческий учет по международному стандарту» или «поиск слабых мест». Вы способны с нуля разработать свою собственную, прозрачную и эффективную систему контроля. Давайте рассмотрим, как это сделать на примере гипотетической гостиницы на 100 номеров. Ключ к успеху — ежедневный сбор максимально детализированной информации, который впоследствии станет основой для глубокого анализа и верных управленческих решений. Разберем основные блоки: номерной фонд, ресторан, прочие доходы и расходы.
Глубокий анализ номерного фонда: не просто проценты
Традиционно менеджеры оценивают загрузку, просто деля количество проданных номеров на общее число. Например, при продаже 27 номеров из 100 получаем 27%. Но эта цифра часто обманчива, так как не учитывает номера, выведенные из оборота на ремонт, или предоставленные бесплатно. Для получения реальной картины эти номера необходимо исключить из расчетов. Предположим, 5 номеров на ремонте и 2 предоставлены бесплатно. Тогда реально доступных для продажи номеров будет 93, а загрузка составит уже 29% (27/93). Это первый шаг к точности.
Важное предостережение: Подобная внутренняя аналитика — ваша коммерческая тайна. Ее разглашение может привести к финансовым рискам. Например, согласно российскому налоговому законодательству, бесплатное предоставление услуг может быть расценено как доход физического лица, с которого необходимо удержать НДФЛ (13%). Налоговые органы могут рассчитать этот «доход» исходя из тарифа номера и обязать гостиницу заплатить налог.
Детализация — ключ к управлению доходами
Для эффективного управления недостаточно учитывать номера одной категории. Необходима глубокая детализация. В нашей гостинице из 100 номеров: 60 стандартных (24 одноместных, 36 двухместных), 30 полулюксов и 10 люксов. При этом часть номеров прошла реновацию (косметический ремонт с обновлением мебели). Чтобы не отпугнуть гостей термином «неотремонтированный», используем категорию «улучшенный» (аналог английского Deluxe). Таким образом, мы получаем множество подкатегорий: стандартный одноместный улучшенный, стандартный двухместный, стандартный двухместный с двумя кроватями (Twin) и т.д.
Анализ загрузки по этим подкатегориям дает бесценную информацию. Например, может выясниться, что улучшенные номера с двумя раздельными кроватями (Twin) продаются лучше всего. Это сигнал к действию: можно повысить тариф на этот популярный тип, а также ускорить реновацию остальных номеров для перевода их в более дорогую категорию. На менее востребованные номера можно предлагать целевые скидки.
Также крайне полезно детализировать данные по источникам бронирования: прямые продажи (сайт, телефон), онлайн-агентства (Booking.com), корпоративные клиенты, группы. Отслеживайте, сколько номеров продано по стандартному тарифу, а сколько со скидкой или комиссионными отчислениями.
Учет в ресторане и прочих службах
Доходы ресторана следует разделять на завтраки, обеды, ужины, банкеты и room service. Для анализа эффективности полезно также фиксировать количество покрытий (персон) по каждому типу услуги и стоимость израсходованных продуктов. Это позволит рассчитать среднюю стоимость продукта на одно покрытие и отслеживать маржинальность. Учет количества сотрудников в смену поможет оценить производительность труда.
Структурирование расходов и расчет себестоимости
Расходы, как и доходы, необходимо собирать ежедневно и делить на центры ответственности: «Номера», «Ресторан», «Прочие доходы», «Общие расходы». Прямые расходы легко отнести к центрам (например, стирка белья — к номерам, закупка продуктов — к ресторану). Сложность представляют общие расходы (коммунальные услуги, зарплата топ-менеджмента, аренда).
Распределять их между центрами доходов можно пропорционально вкладу каждого центра в общую выручку. Если номерной фонд генерирует 63% дохода, ресторан — 22%, а прочие услуги — 15%, то и общие расходы распределяются в этих же пропорциях. Таким образом, полная себестоимость номерного фонда будет складываться из его прямых затрат плюс 63% от общих расходов. Разделив эту сумму на количество проданных номеров, вы получите точную себестоимость одного номеро-дня.
Ключевые показатели эффективности (KPI)
Ежедневный сбор данных формирует базу для расчета общепринятых метрик, позволяющих оценить здоровье бизнеса:
- ADR (Average Daily Rate) — средний тариф проданного номера. Рассчитывается как доход от номерного фонда (без стоимости завтрака, если он включен) / на количество проданных номеров.
- RevPAR (Revenue Per Available Room) — средний доход на один доступный номер. Доход от номерного фонда / на общее количество номеров в отеле (100). Этот показатель лучше ADR отражает общую эффективность использования номерного фонда.
- GOPPAR (Gross Operating Profit Per Available Room) — операционная прибыль на один доступный номер. Вся операционная прибыль отеля / на общее количество номеров. Это, пожалуй, самый важный интегральный показатель, наглядно демонстрирующий общую эффективность работы гостиницы в сравнении с прошлыми периодами или планом.
Для сбора данных можно использовать Google Таблицы с ограниченным доступом или комбинировать их с Google Формами для безопасного ввода данных сотрудниками без доступа к итоговым отчетам. Помните, что управленческий учет ведется по методу начисления: фиксируются все операции дня, даже если оплата по ним еще не прошла.
Такой подход, основанный на глубокой детализации и ежедневном мониторинге, дает гораздо больше практической пользы, чем слепое следование формальным стандартам. Он позволяет действительно понимать свой бизнес, управлять им осознанно и повышать прибыльность.
Обратите внимание: Зачем управлять своими финансами?.
Больше интересных статей здесь: Финансы.
Источник статьи: Про usali своими словами.
