Пошаговый план реорганизации системы продаж: от анализа до внедрения

Если вы стоите на пороге изменений в отделе продаж своей компании, этот материал станет для вас ценным руководством. Мы разберем ключевые этапы трансформации сбытовой структуры, которые помогут вывести эффективность на новый уровень. Готовьтесь к глубокому погружению в тему — здесь собраны практические знания для реальных действий.

Начнем с важного наблюдения: наш опыт показывает, что в 80% случаев руководство имеет лишь поверхностное представление о реальной работе своих сотрудников, хотя уверено в обратном. Такие выводы мы делаем после детального анализа рабочего дня. Именно поэтому данный план фокусируется на ответах «что делать?», оставляя «как делать?» для индивидуальной проработки. Универсальных решений не существует — то, что работает в одной компании, может навредить другой.

Итак, что же такое система продаж? По своей сути, это комплекс документов, охватывающих три фундаментальных направления:

1. Модель продаж, включающая внутреннюю и внешнюю составляющие.
2. Управление персоналом, построенное на пяти взаимосвязанных системах: подбор и найм, адаптация и обучение, мотивация и управление, контроль и отчетность, организация периодических мероприятий.
3. Бизнес-процессы, которые описывают все этапы работы с клиентом: от поиска и продаж до исполнения заказов, удержания и развития отношений. Часто вся эта информация систематизируется в едином документе — «Книге продаж».

Детальный разбор трех ключевых направлений

1. Модель продаж: внутренняя и внешняя

Модель продаж делится на внешнюю (как компания обращается к рынку) и внутреннюю (как распределены роли внутри команды для максимальной эффективности).

Без глубокого анализа клиентской базы с помощью ABC- и XYZ-анализов невозможно определить оптимальную стратегию. Нужно ли работать со всеми или сосредоточиться на узкой нише? Ответ даст изучение вашей текущей аудитории.

После анализа перед компанией встает стратегический выбор:

1. Делать то же, что конкуренты, но лучше, качественнее и организованнее.
2. Сфокусироваться на узкой нише, где у вас есть явное преимущество.

Первый путь менее рискованный, но и менее прибыльный. Второй требует смелости, но может привести к лидерству в своем сегменте. Окончательное решение поможет принять анализ конкурентной среды по модели пяти сил Портера.

Для построения внутренней модели продаж критически важно закрепить за каждым клиентом персонального «опекуна» — менеджера. Сотрудники отдела продаж могут быть классифицированы по возрастающей себестоимости их работы:

1. Телемаркетолог (холодные звонки, квалификация лидов).
2. Технический специалист (консультации, помощь в подготовке решений).
3. Дилер-менеджер (работа через партнеров).
4. Продукт-менеджер (ответственный за категорию товаров).
5. Территориальный менеджер (ответственный за регион).
6. Аккаунт-менеджер (работа с постоянной базой клиентов).
7. Менеджер по развитию (привлечение новых клиентов).
8. Key account manager (крупнейшие клиенты).

Проанализируйте: какие из этих ролей уже есть в вашей компании? Какие функции совмещены? Как перераспределить задачи для максимальной эффективности? Ответы на эти вопросы требуют индивидуального подхода.

Мы в Salecraft рекомендуем конвейерную модель продаж за ее очевидные преимущества:

1. Узкая специализация и высокая экспертиза каждого сотрудника.
2. Снижение текучести кадров.
3. Прозрачный контроль за клиентским пулом.
4. Постоянный поток новых заявок.

Конвейерная модель состоит из четырех этапов:

1. «Разведка» (Lead Generation) — поиск и первичная квалификация лидов (возможно на аутсорсе).
2. «Охота» (Lead Conversion) — опытные продавцы заключают первые сделки и развивают клиента до определенного уровня.
3. «Фермерство» (Account Management) — обслуживание и развитие текущих клиентов. Нагрузка зависит от сегмента: менеджер по сегменту C может вести 60-120 клиентов, по сегменту A+ — всего 2-3.
4. Администрирование и сервис — поддержка продавцов на всех этапах, освобождение их от рутины.

Разработка детальных алгоритмов передачи клиентов, мотивационных схем и должностных инструкций требует глубокого погружения в специфику компании. Шаблоны здесь не работают. Если вы хотите роста прибыли на 20-300% без увеличения штата, лучше обратиться к специалистам.

Для завершения построения внутренней модели потребуется создать вспомогательные сервисы:

1. CRM-систему с разделением прав доступа и аналитикой.
2. Систему постановки и контроля задач.
3. Корпоративную информационную систему.
4. Библиотеку регламентов, принципов и инструкций.
5. «Книгу продаж» с полным описанием процессов.
6. Систему планирования, прогнозирования и отчетности (ППО).
7. Систему работы с дилерами и партнерами.
8. Продающие маркетинговые материалы.

Не обязательно внедрять всё сразу. Двигайтесь поэтапно, фокусируясь на самых критичных для вашего бизнеса элементах.

2. Персонал: пять систем эффективного управления

Главная задача системы управления персоналом — уйти от зависимости бизнеса от конкретных людей и создать работающие процессы.

Эффективная система управления персоналом должна:

1. Обеспечивать взаимозаменяемость сотрудников.
2. Позволять быстро и недорого адаптировать новичков.
3. Исключать иллюзию незаменимости у ключевых специалистов.

Достичь этих целей помогает технология «5 систем».

2.1. Система подбора персонала

Для эффективного найма необходимо создать «аватар» идеального сотрудника для каждой должности — подробный портрет с указанием психотипа, возраста, образования и других характеристик. Чем детальнее аватар, тем проще найти подходящего кандидата.

Если у вас нет времени на построение такой системы, обратитесь к нам — мы предоставим проверенный 9-шаговый алгоритм подбора.

2.2. Адаптация, обучение и развитие

Новый сотрудник, даже опытный, не может сразу показать 100% эффективности. Ему нужно время на изучение ваших процессов, корпоративной культуры, инструментов. Система адаптации призвана максимально сократить этот период.

Ключевые документы для адаптации:

1. Книга продукта.
2. Книга продаж.
3. Книга процессов.

Передав новичку эти материалы в первый день работы, вы сократите время его адаптации в разы.

2.3. Управление и мотивация

Мотивация — критически важный элемент управления продажами. Система мотивации должна быть документально зафиксирована, чтобы избежать недопонимания и невыполненных обещаний.

Необходимые документы:

• Мотивационные схемы для каждой должности (KPI, бонусы, штрафы, нематериальные поощрения).
• Четкие должностные инструкции и регламенты.

Пишите инструкции просто: используйте глаголы повелительного наклонения («позвони», «отправь») и конкретные цифры. Для экономии времени можно надиктовывать текст, а затем поручить его оформление помощнику.

2.4. Контроль и отчетность

Без контроля и анализа невозможно эффективное управление. Важно найти баланс: отчетность не должна отнимать у сотрудников много времени, но должна давать полную картину происходящего.

Идеальная система отчетности позволяет линейному руководителю уместить все ключевые данные на одном листе А4, а топ-менеджеру — быстро оценить ситуацию по всей компании.

2.5. Периодические мероприятия

Совещания, планерки, обучения — все эти мероприятия должны быть регламентированы. Спонтанные собрания без подготовки отнимают драгоценное время. Если весь отдел продаж тратит лишние 40 минут на неэффективное совещание — это прямые убытки.

Для каждого типа мероприятий должен быть разработан четкий алгоритм проведения.

3. Бизнес-процессы: от хаоса к системе

Бизнес-процессы — это стандартизированные последовательности действий для достижения результата. Они делятся на четыре категории:

1. Основные (создающие ценность для клиента).
2. Вспомогательные (обеспечивающие работу основных).
3. Процессы управления.
4. Процессы совершенствования.

Ключевым документом для оптимизации бизнес-процессов является «Книга продаж». В ней описываются лучшие практики по всем этапам работы с клиентом: от поиска и переговоров до удержания и развития.

«Книга продаж» — это живой документ, который постоянно дополняется и совершенствуется. Он помогает быстро адаптировать новых сотрудников и оценивать эффективность текущих.

Заключение: с чего начать изменения?

Реорганизация системы продаж — это масштабный проект, требующий времени, сил и экспертизы. Весь необходимый план действий перед вами. Вы можете реализовать его самостоятельно, адаптировав под специфику своего бизнеса.

Если же вы понимаете, что ресурсов на такую трансформацию не хватит, обратитесь к профессионалам. Компания Salecraft готова взять на себя как полномасштабный проект по реорганизации, так и отдельные его этапы.

Контакты для консультации:

• Сайт: https://salecraft.ru/
• Телефон: +7 (495) 981-63-05
• Почта: Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.

Инвестируйте в систему — и результат не заставит себя ждать!