Группа компаний «ИНТАЛЕВ» на протяжении двух десятилетий специализируется на повышении эффективности финансового управления в российских компаниях. Наш опыт может стать основой для вашего успеха.
Стабильный результат в автоматизации финансов строится на трех фундаментальных компонентах:
- Проверенная методология, соответствующая бизнес-процессам
- Надежное программное обеспечение
- Комплексное обучение персонала для эффективного использования системы
Рассмотрим типичную ситуацию из опыта крупного ритейлера:
Бюджетирование осуществлялось в Excel. Даже наличие OLAP-системы не решало проблем — данные плана и факта представлялись в сложных сводных таблицах, а для их выгрузки требовался штатный программист.
Любое изменение формата отчетности (например, добавление новой строки) влекло за собой трудоемкое обновление таблиц и проверку формул. В итоге объем данных и сложность вычислений достигли критического уровня, вызывая зависания Excel. Хотя проблема решаема, подобные ситуации явно сигнализируют о необходимости перехода на более совершенный уровень автоматизации.
Сферы автоматизации в финансовом управлении
Автоматизации подлежат как операционные денежные потоки, так и стратегические процессы планирования. К ключевым направлениям относятся:
- Бюджетное планирование: Формирование финансовых планов на основе стратегических целей компании и контроль их исполнения.
- Управленческий учет и отчетность: Фиксация фактических данных о хозяйственной деятельности, предоставление информации для анализа выполнения планов и достижения целей.
- Платежный календарь: Инструмент для оперативного планирования денежных потоков и поддержания ликвидности.
- Финансовая модель договоров: Планирование начислений и платежей в привязке к конкретным договорам с контрагентами, контроль взаиморасчетов.
- Управление инвестициями: Планирование и контроль инвестиционных проектов любого масштаба — от закупки основных средств до приобретения целых компаний.
- Учет по международным стандартам (МСФО, US GAAP): Обеспечение прозрачной отчетности для выхода на международные рынки, привлечения инвестиций или выполнения законодательных требований.
Современные информационные системы часто предлагают комплексные решения, объединяющие эти блоки. Однако автоматизация отдельных процессов может потребовать специализированных решений с последующей интеграцией в общую систему управления компанией.
Подход к внедрению финансовых решений
Внедрение системы управления финансами — это полноценный проект с четкими сроками, бюджетом и командой. Для повышения управляемости проект рекомендуется разбивать на функциональные модули, такие как:
- Бюджетное планирование;
- Управленческий учет;
- Оперативное управление финансами и платежный календарь;
- Учет по МСФО;
- Управление договорами и другие блоки в рамках проекта.
Рынок предлагает множество программных решений для задач любой сложности, отрасли и масштаба компании. Как же сделать правильный выбор?
10 критериев выбора системы для автоматизации финансов
Чтобы избежать ошибок, необходимо тщательно анализировать рыночные предложения. Первостепенным должен быть требуемый функционал, а уже затем — стоимость системы.
Вот десять ключевых факторов, которые следует учитывать при выборе.
- Адаптированная методология. Многие решения предлагаются «из коробки». Важно, чтобы заложенная в них методология отражала специфику и цели именно вашей компании. Уточните, может ли поставщик доработать или создать решение под ваши уникальные требования, ведь автоматизация должна служить бизнес-целям, а не наоборот.
Обратите внимание: METATRADER 4 - 30 СОВЕТОВ И ГОРЯЧИХ КЛАВИШ.
- Соответствие функционала задачам. Программное обеспечение должно предлагать максимально простой и эффективный путь для решения ваших задач, включая нестандартные. Проверьте, позволяет ли система обрабатывать документы и формировать отчеты в нужных вам форматах.
- Защита от ошибок («дурака»). Минимизация человеческого фактора — критически важная задача. Отдавайте предпочтение системам с возможностью централизованного контроля и встроенными механизмами проверки данных.
- Гибкость настройки и изменений. После внедрения система не должна становиться «монолитом». Если для каждой доработки требуется программист, это ведет к росту затрат и повышает риски ошибок. Ищите решения, которые бизнес-пользователи могут гибко настраивать самостоятельно.
- Интегрируемость (адаптивность). Внедряемая система должна легко взаимодействовать с другими ключевыми системами компании: ERP, CRM, складским учетом и т.д. Открытость API и готовые коннекторы — большой плюс.
- Аппаратные требования. Автоматизация может потребовать обновления парка компьютеров, покупки серверов, улучшения сетевой инфраструктуры. Для оптимизации расходов рассмотрите облачные решения (SaaS) или аутсорсинг ИТ-инфраструктуры.
- Обучение и поддержка пользователей. Сотрудники должны уверенно работать с системой. Оцените, как поставщик обеспечивает обучение. Задайтесь вопросом: что будет, если ключевой специалист уволится? Качество обучения и простота поддержки силами своих сотрудников не менее важны, чем функционал.
- Прозрачность стоимости внедрения. Общая стоимость складывается из цены программного ядра, лицензий (в расчете на количество пользователей), работ по настройке и доработке. Заранее оцените бюджет, учитывая масштабируемость системы в будущем.
- Расходы на техническую поддержку. После запуска системе потребуется сопровождение: решение возникающих вопросов, обновления. Изучите тарифы разработчика на техподдержку, их условия и стоимость — это важная часть TCO (совокупной стоимости владения).
- Поддержка мобильности. В современном бизнесе возможность удаленного доступа к данным и принятия решений «в пути» стала стандартом. Обращайте внимание на наличие веб-интерфейса или мобильного приложения.
Итоги
Жмите лайк и подписывайтесь на канал!
Больше интересных статей здесь: Финансы.
Источник статьи: 10 советов финдиректору: как автоматизировать управление финансами.
